四化管理

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办公室四化

发布日期:2016-08-12 15:35????作者: 岚山公路局????来源:岚山公路局????浏览次数:
工  作  流  程
 
会议组织规范
一、会前准备工作。
1、制定会务方案。根据领导要求,拟定会务工作方案,明确会议的时间、地点、范围、内容、议程等项工作安排,拟出预案向分管领导请示,严格按照领导指示进行落实。
2、制发会议通知。及时下发会议通知,掌握人员出席、请假情况,并向有关领导汇报。
3、会务组织分工。会前应做好会晤组织分工,包括会议材料准备、会场布置、会场卫生、音响调试等有关事项。
4、起草会议文件。领导讲话、工作报告、主持词等会议材料由办公室组织起草,呈领导审定,重要讲话材料由局领导班子集体研究决定,提交办公会讨论。
5、会场布置。①主席台。落实出席会议的领导,安排座次,摆放座次牌,安放话筒。②悬挂会标,摆放花卉。③检查音响、灯光、话筒等运行情况。
6、印刷会议材料、座次表等。
7、如果需要,安排好会议食宿,并严格控制食宿标准。
8、做好会议记录、投票、照相等准备工作。
9、做好会议签到工作,准确掌握与会人数。
二、会场服务。
会议期间,至少安排1人在会场门口守候或坐在会场后方比较醒目的位置,搞好内外联系,传递信息,安排服务人员及时供应茶水和搞好其他必要的服务,如因急事确需离开,及时向分管领导请假,告知自己离去后的确切方位,并开通移动电话,随时同领导保持联系。
三、会议食宿。大型会议如需休息和就餐,需认真核实会议休息和就餐人数,通知接待场所提前作好准备。
四、会后工作。会议结束后,及时组织人员清理会场,归还所借物品,做到物归原主,物物相符。对与会人员食宿及讨论地点认真进行检查,清理与会人员遗忘物品,及时招领。
 
收文办理程序
上级主管部门或区内其他职能部门的来文和电话通知由办公室负责办理。
一、签收。文秘工作人员首先要看清是否属于本单位收文,然后清点,核实来文数量,并注明签收的具体时间。如发现问题,及时向发文机关查询,并采取相应的处理措施。 
二、登记。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类,按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数等逐项进行登记。
三、拟办。文秘工作人员填写收文处理批办单,送办公室主任提出办理意见,按照主任意见呈主管领导批示。 
四、请办。办公室根据主管领导批示将需要办理的公文转有关科室办理。紧急公文,应当明确办理时限。 
五、传阅。办公室根据主管领导批示,将公文送有关领导阅知或者批示。文秘工作人员应当随时掌握公文传阅去向,避免漏传、误传和延误。密级文件传阅要当天送、当天收回。 
六、承办。凡属承办科室职权范围内的事项,承办科室根据领导批示、按照文件要求办理;凡涉及其他科室的事项,承办科室应当主动与有关部门协商办理。 
七、催办。办公室对公文的承办情况进行督促检查,对紧急或者重要公文应当及时催办,对一般公文应当定期催办,并随时或定期向主管领导汇报办理情况。
 
发文办理流程
一、拟稿
各科室有关人员要参照公文处理有关规定,结合工作实际情况,及时、准确地拟文。拟文时要按照有关要求填写《岚山区公路管理局发文稿纸》。
二、核稿
办公室文秘人员要认真修改并全面审核文稿,同时写上核稿人姓名和核稿时间。
三、会签
凡涉及其他科室的问题,主办科室应当主动与有关科室协商、会签。对经充分协商不能取得一致意见的,应将有关情况如实报告局办公室或分管局领导协调解决,达成一致意见会签后再将文稿送交局办公室。
四、初审
文稿经主办科室负责人核稿后(需会签的必须会签),一律交局办公室初审,如不符规范,局办公室将文稿修改意见和文稿一同退回主办科室,主办科室不能直接将文稿交局领导签发。
五、审核
公文送局领导签发之前,由局办公室主任进行审核。审核的重点是:是否需要行文,是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定,是否符合五莲公路管理局规章制度和政策,是否与有关科室协商、会签,文字表达、文种使用、公文格式等是否符合公文处理的有关规定。
六、签发
签发是形成文件的最后一个关键环节。在签发时,局领导要明确签署意见,并写上姓名和签发时间。其他领导圈阅,应当视为同意。
七、印发(录入、校对、用印、分发)。
待局领导签发后,办公室秘书负责文字录入工作。主办科室负责一校工作,办公室负责二校工作。据办公室负责盖印,主办科室负责分发。
八、其他(立卷、归档等)
此过程与上级来文的有关办理规范一致。
 
调研工作流程
一、确定课题。根据市局党委工作安排和我局年度工作重点,研究制定调研工作计划。
二、制定方案。根据课题内容和要求,起草、制定调研工作方案,对任务目标、工作标准、人员分工和办理时限作出具体安排。
三、组织实施。调研方案经领导批准后,落实好方案的执行,并深入实际,掌握真实情况。
四、集体讨论。课题责任人要根据工作进展情况,组织相关人员和领导进行讨论,全面综合各方意见,深化提炼调研成果。
五、形成报告。课题责任人负责组织调研报告,经科室内部讨论研究后修改定稿,报办公室主任审阅把关后报局主要领导阅示。
六、落实批示。根据领导对调研报告的指示精神,做好调研报告的落实。
 
办公用品购用工作流程
一、办公用品的购买由办公室负责。
二、购买办公实行填写申请单和购买物品登记制度。
三、办公用品的购买,先由使用科室填写办公用品购买申请单,经局主要负责同志同意后,交办公室集中统一购买。
四、办公室制定采购方案,进行统一采购。
五、办公用品统一入库保管。
六、各科室根据实际情况到仓库登记领取。
七、年底进行结算。
 
接待活动办理办理流程
一、制定接待方案。根据领导或来访客人的要求,初步草拟接待方案,主要内容包括:活动时间、地点、主题、路线、参加人员、活动议程、会务分工等。
二、接待方案审批。将拟订的方案报分管领导审核后呈主要负责人审批。
三、接待方案经领导同意后印发给参加人员。
四、准备有关材料。根据活动需要和领导或来访客人的要求,提前准备相关材料,经主任审核后报领导审批。
五、会务组织分工。会前及时召开科室协调会议,做好会务工作组织分工,包括人员落实、材料准备、场地布置、用餐安排、交通疏导等有关事项。
六、活动场地布置。
 
信访工作流程
一、来信来访
1、登记。
办公室对所有信访件及来访进行登记,客观、准确地反映来访情况。
2、接谈。
(1)登记后根据来访反映的情况决定是否受理。对不予受理、不再受理的来访事项,向来访人说明来访事项不予受理或不再受理的原因。如系受理范围的,要向分管局长汇报或直接与机关相关科室联系,安排有关人员接待谈话;如来访人坚持要局领导接谈的,登记人员要向领导汇报,由领导决定是否接谈。
(2)核对来访人的身份和相关材料,听取来访人的陈述,询问有关情况,记录来访人反映问题的主要事实、理由及要求。
(3)对来访情况需要进一步了解、核实的,可电话询问相关单位。对当天未谈完或需要来访人补充材料的,可作约谈处理。
(4)对重大、紧急的来访事项,接待人员应及时向局领导汇报,按批示办理。
3、送呈领导阅批和办理。
确认来访事项是本局应予受理的,在局领导阅批后及时转交相关业务科室办理。办公室要跟踪催办,及时了解处理结果。对处理完毕或需说明解释的来信来访,办公室应以口头或信函答复的形式,答复上访人。对上级转办的信访件要及时向转办机关复信说明处理情况。
4、存档
按照档案管理有关规定,做好群众来信来访办理文稿的收集、整理、立卷归档工作。 
 
办公档案借阅流程
一、借阅人填写《档案借阅登记表》,由科室负责人签字。
二、市局发文、局发一般性文件办公室主任签字批准。重要文件、机密文件需分管领导和主要领导签字批准同意。
三、档案人员按照借阅人需求提取档案及提供信息。
四、借阅人在阅档室查阅档案。如果借阅人需要复印或外借的,须办理外借手续。
五、借阅人必须及时将档案归还,档案人员要检查归还的案卷、注销借阅手续,将档案入库。
 
六、借阅人要认真填写档案利用效果。
 
七、档案人员要及时整理档案利用效果,并整理存档。
 
 
 
固定资产报修报废
一、  固定资产维修主要指电脑、传真机、打印机、空调等。
 
二、  用人填制报修单,并由科室负责人签字。
 
三、办公室主任联合财务科人员进行确认。
 
四、自行修理或送修。
 
五、交付使用。
 
 
会议室使用流程
1、会议组织者填写《会议室使用登记表》,到办公室提交申请。
2、办公室审核会议室时间安排。
3、无会议安排冲突的,办公室确认会议组织者申请;有会议冲突的,经协调取消申请或重新安排时间。
4、会议组织前,会议管理员负责做好相应服务工作。
5、会议结束后,办会科室要整理桌椅,打扫卫生,关好空调、灯具和门窗等,将会议室恢复原貌,并及时通知办公室,以防止意外事故发生。
 
工 作 制  度
 
岚山区公路管理局接待制度
  一、办公室是负责接待工作的职能科室。按照“厉行节约、热情服务”的原则,统一安排因公来访人员在指定地点就餐。
二、来我局检查指导工作的领导及联系业务的人员,要按照对口接待的原则,根据局领导的意见,由办公室统一安排,并确定就餐地点、标准和陪餐人员。
三、重要视察、大型会议、检查等接待活动,办公室要制定具体的接待方案、编制服务指南,成立会务组,加强与酒店的衔接沟通,周密安排,规范服务,确保各项重大活动的顺利进行。
四、未经办公室同意,各科室不得擅自安排食宿,否则费用自理。
五、各类餐饮、食宿费用报销,必须持办公室审核的费用报销单。办公室主任没有审核的餐饮费、会务费报销单,财务科不予报销。
 
文件管理制度
一、  办公室文秘人员负责各级来文的办理工作。
二、发各科室的文件由各科室指定专人负责管理。局领导与各科室开会带来的文件要及时交局办公室文秘人员登记、保管。
三、各科室收到办公室分发的文件,要履行签字手续,核对好件数,填写收文登记簿。文件使用后要及时缴回办公室分类存放,以备查阅归档。
四、借阅文件一律到办公室办理借阅手续,机密文件须经办公室负责人同意后方可借出。
五、上级文件不经办公室同意,不得擅自翻印、复印,确因工作需要必须翻印、复印的,必须经办公室主任审批后方可翻印、复印。密级文件一律不准复印。
六、发至领导和各科室的文件每年清退一次,机密级以上文件根据情况随时回收。
七、个人和各科室无权销毁文件。领导和各科室的文件年底一律退回办公室,严禁到废品收购站出售内部文件、刊物和资料。
八、内部参考、高管专供为领导参阅件,由办公室文秘人员每季收回,集中销毁。
九、因保管不善,导致文件流失、泄密的要追究相关责任人的责任。
 
岚山公路管理局督查工作办法(试行)
第一章  总则
第一条 为加强督查工作的规范化、制度化、科学化建设,提高督查工作的质量,确保政令畅通,根据上级督查工作的有关规定,结合岚山公路工作实际,制定本办法。
第二条 督查工作是通过督促、检查、协调、反馈等手段,推动上级重要决策、领导批示、机关交办、局工作部署和下级请示事项落实的工作,是机关工作的重要组成部分。
第三条 督查工作要坚持“围绕中心、服务大局;突出重点、分工协作;迅速及时、注重实效”和“分级负责,归口管理,办公室协调、业务职能科室具体承办”的原则。
第四条 办公室负责全局的督查工作,各科室要指定专人负责对本科室承办文件、事项追踪的落实,并按照办公室的要求及时报送办理结果。
第二章  督查工作任务
第五条 督查工作的主要任务是:
(一)重要文件、电报要求落实的事项;
(二)重大决策、重要工作部署及重要会议决定的事项;
(三)领导批示、交办的事项;
(四)社会各界、人民群众来信来访中反映的重点问题;
(五)其它需要督促检查的事项;
第三章  督查工作分工及督查主要方式
第六条 督查工作分工
(一)自办。属业务科室职责范围内的事项,由办公室转各业务科室承办。不宜转办的事项,由办公室自行办理,或牵头组织有关科室共同办理。
(二)协办。涉及全局或几个科室的督查事项,由局领导或领导指定的主办科室承办落实,并写出办理情况报告或办理结果;协办科室要主动向主办科室提供有关会办意见。
(三)组织协调。办公室具体负责综合协调,各有关科室按职责分工承担督查工作任务。
第七条 督查工作的主要方式
(一)询问。需有关科室办理的一般事项,办公室可督促有关承办科室及时办理。
(二)发催办单。上级主管部门或局领导做的批示件或会议决定的事项,在规定的时间内未办结的,可下发催办通知单,提出办结时限和办理要求,经办公室负责人签字后转送有关承办科室办理。
(三)实地督查。对反映的热点、焦点问题的查处,承办科室应进行深入了解情况,作出详细的调查研究,并及时根据检查结果写出专题或综合报告。
第四章  督查工作程序
第八条 督查工作的基本程序
(一)拟办立项。办公室对督查事项的内容进行分解,提出拟办意见,送领导审定后予以立项,并根据领导批示意见转有关承办科室落实。需几个科室共同落实的事项,先确定主办科室,由主办科室组织有关科室协同办理。
(二)跟踪督查。督查事项下达后,办公室要及时了解督查事项的办理进度,对在规定时间内未上报落实情况的,应及时督促。承办科室确有特殊原因不能按期办结的,应及时说明理由和办理的进展情况,申请延期,并按合理的期限办理上报。紧急事项和重大问题的办理情况,要及时报送。
(三)及时上报。承办科室对交办的督查事项要按规定要求办结上报,上报材料要全面、真实、准确,由科室负责人审核签字。
(四)情况反馈。承办科室的督查事项形成报告后,由办公室认真审核,严格把关,按程序逐级上报。对承办落实不好、报告不符督查工作要求的,退回承办科室补充办理或重新办理。
(五)立卷归档。督查事项办结后,应将有关材料进行收集、整理,按文书档案管理规定立卷归档。
第九条 意见反馈。承办科室对已接受的督查事项有异议的,应在接到该件的1日内报告办公室,并说明原因。由办公室报告局领导研究同意后,方可停止办理或不予办理。对在督查工作中发现的新情况、新问题,要加强调查研究,及时提出建议。
第十条 安全保密。对不宜公开或暂时不宜公开的督查事项,在办理过程中要严格执行保密工作的有关规定,防止发生失泄密事件。
第五章  组织领导
第十一条 各科室、公路站要高度重视督查工作,善于利用督查手段,推动公路工作决策、部署的贯彻落实。要把督查工作列入重要议事日程,帮助解决督查工作中遇到的困难和问题。
第六章  附则
第十二条 本《办法》由局办公室负责解释。
第十三条 本《办法》自印发之日起实施。
 
调研工作暂行办法
    为进一步加强和改进我局调查研究工作,提高调研工作水平,促进决策的民主化、科学化,更好地为公路现代化建设事业服务,根据有关规定,制订本办法。
            第一章  调研工作的基本原则
    第一条  坚持实事求是原则。以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,坚持解放思想、实事求是、与时俱进的思想路线,辩证分析和认识问题,正确把握事物发展变化的规律,客观实际地提出解决问题的对策。
    第二条  坚持群众路线原则。发扬理论联系实际、密切联系群众的工作作风,深入公路生产建设第一线,深入公路干部职工中进行调查研究,以求全面了解掌握真实情况和第一手资料。
    第三条  坚持围绕中心工作原则。调查研究要围绕各个时期公路中心工作,抓住改革发展中的重点、热点和疑点、难点问题,研究具有苗头性、倾向性、关键性、规律性的新情况、新问题,联系公路建、养、征、管的实际提出有深度、有新意、有针对性的见解和对策。
              第二章  调研工作的方式方法
    第四条  改进公路调研工作组织方式。采取自身调研、委托调研、联合调研等灵活多样的组织方式,强化组织手段,提高调研水平,确保调查研究工作扎实有效。
    第五条  选定调研课题与题目。既要抓好对公路改革发展过程和现状的总结性调研,又要对未来发展具有重大影响的公路战略性课题进行超前性调研;既要对某一时期的公路工作进行综合性调研,又要对某一方面工作做好典型性调研;既要为领导决策服务搞好决策性调研,又要对上级重大决策的贯彻落实情况进行督查调研。
    第六条  推进调研手段现代化。采用科学的研究方法,运用计算机技术,进行数字分析和信息化处理,做到定性和定量分析相结合,使调研报告有深度、有广度、有力度。
    第七条  实行调研报告与软科学相结合。局每年根据实际选择一些对公路改革发展具有长远影响的课题申报市局软科学研究计划,同时,根据形势变化和领导决策需要,加强短线调研。
    第三章  调研工作机构和队伍建设
    第八条  建立健全机构。成立由局长任组长分管局长任副组长,办公室、政工科为成员的调研工作领导小组。各科室要落实专职或兼职工作人员。
    第九条  各科室应支持调研工作,关心调研工作,把调研人员当作事业发展的智囊和参谋,经常出题目、压担子,切实为调研工作提供必要条件,充分发挥的作用。
    第十条  重视调研队伍建设。要选调政治思想过硬、研究分析问题能力强、文字水平较高的人员充实到调研队伍中。同时,采取多种形式抓好现有人员的培训,不断提高调研人员的理论水平和业务素质。
    第十一条  建立健全调研网络。以公路信息网络为基础,建立以局办公室为枢纽,联结局机关各科室、公路站的公路调研网络。在此基础上,加强与各级党委、政府以及大专院校、科研机构的联系,加强信息交流和相互合作,形成及放式调研新格局。
    第十二条  搞好调研阵地建设。《岚山公路信息》,开设调研专栏,作为公路调研阵地,及时反映全局调研成果。同时,充分利用省、市调研机构刊物,广泛交流公路调研成果。
                第四章  调研工作制度
    第十三条  建立调研计划报备制度。各科室应围绕公路中心工作,提出调研课题,搞好筛选立项,并于每年10月底,将调研计划报送局办公室。凡被局纳入年度调研计划的,由局下达计划,并根据需要调度工作进度情况,搞好成果评审和推荐利用等事宜。
    第十四条  建立督查通报制度。对列入局计划的调研课题实行跟踪督查管理,采取调度会、研讨会或督查通知单等多种形式,不定期地对调研过程进行督查,并对督查情况进行通报。
    第十五条  建立奖惩制度。各科室每年必须完成1篇以上有问题、有分析、有建议的调研报告,对调研工作开展不力或完不成调研计划的科室,给予通报批评。同时,参照信息奖惩办法,对优秀调研成果进行表彰奖励。
                    第五章  附则
    第十六条  本办法由局办公室负责解释。
    第十七条  本办法自下发之日起执行。
 
调研工作奖励办法
为了充分调动我局全体干部职工开展调查研究工作的积极性,进一步促进机关调查研究工作的开展,更好地发挥公路部门职能,更好地为经济社会发展服务,特制定本办法。
    1、奖励范围。本办法所指经济分析调研文章,指由本单位工作人员集体或个人撰写,发表于市级及市级以上报刊、杂志(包括有省级正式刊号的内部刊物)的调查研究类、理论研究类以及其他与本部门工作相关的各类文章。不包括因正常工作要求而撰写的文件、会议材料、汇报材料等。
    2、奖励原则。开展调研文章专项奖励,主要目的是为了鼓励先进,促进工作。开展奖励工作必须坚持公开、公平的原则,坚持个人申报与集体评审相结合的原则。重点奖励具有开拓性、创新性、前瞻性和对单位决策有重要参考价值和帮助作用的优秀调查研究及理论研究文章。
    3、奖励时限。评奖工作每年组织一次。评奖时间原则上安排在下一年的1月份,对上一年度的登载情况进行集中考核奖励。
    4、申报及评奖程序。本单位工作人员已发表的调研文章,必须将登载该文的刊物原件报局办公室登记备案,作为奖励依据;办公室根据个人申报情况,提出奖励名单,报调研工作领导小组研究、审定和通过;经调研工作领导小组审定通过的获奖结果须先在全局公布,无异议后,由财务科兑现奖金。
    5、奖励等次。按文章性质分为两大类,第一类是分析类调研文章成果奖,第二类是政务信息及新闻报道类文章成果奖均设置一二三等奖三个等级,其中被国家级刊物采用的作品为一等奖;省部级刊物采用的为二等奖;地厅级刊物采用的为三等奖。
    6、奖金及计算办法。分析类调研文章成果奖金额按一、二、三的等次和篇幅、质量情况,分别为200至400元、100至200元、50至100元。政务信息及新闻报道类文章成果奖金额按一、二、三的等次,分别为20元、10元、5元。奖金按文章件数统计,不按该文章参与作者的人数计算。如同一篇文章在不同级别的刊物发表,以最高级别进行一次性奖励。
    7、对公开发表的各类文章,在按规定标准全面奖励的基础上,对其中个别在理论上确有创新、研究方法先进、完成难度较大,并且对全系统决策起到良好作用,社会反响较大的优秀作品另行重点奖励,每篇奖励500元。
8、申报的各类评奖文章必须是单位内由集体(以科室等为单位)或个人为.第一完成单位或第一完成人的成果,不得是以抄袭或其它不正当手段取得的成果。
   9、本办法自发布之日起执行。
 
信息工作管理规定
为进一步加强和改进我局公路信息工作,提高信息工作的政务服务功能,充分发挥信息工作对上服务、对下引导、对外宣传的作用,根据市局和区委、区政府办公室的有关要求,结合我局工作实际,特制定本规定。
一、组织领导
信息工作是一项政治工作,历来受到各级领导的高度重视。局成立以局长为组长的信息工作领导小组。各科室、公路站要充分认识信息工作在辅助领导决策、应对突发问题、传播公路文明、保存档案资料等方面的重要意义,成立领导机构,落实分管领导,健全信息网络,为信息工作创造良好的条件。
建立以局办公室为中心,各科室为主渠道的多层次、多渠道、多触角,通达、灵敏、高效的公路信息网络,准确、及时、全面地为上级、为领导提供信息。局办公室负责指导我局的信息工作,并设专职人员负责信息的采编、报送和下发,各科室为信息网络成员单位。
二、队伍建设
各科室负责人为责任信息员,并另外选配1名同志为专职或兼职信息员。信息员负有搜集、采写、及时报送信息的职责。信息员要树立信息观念、时效观念,增强敏锐性、责任感,以认真负责、积极主动的态度做好信息工作,紧紧围绕公路中心工作、领导需要和公路改革发展的重大问题,搜集和整理信息,反映工作动态,提供基本情况,提出建议对策,为领导当好“耳目”。对重要会议、重要事件,要积极参与,做到“全面、准确、及时、客观”地反映;对于苗头性、萌芽性的问题和动向,要深入挖掘,动态反映,力求写成有问题、有分析、有建议的调研报告,提高信息质量,优质高效地完成信息工作任务。各信息员要加强政治业务学习,不断提高工作水平,努力成为信息工作的行家里手。
三、信息工作的基本要求
各科室必须及时、如实地报告发生的重大问题、重要情况,反映的事件应当真实可靠。重大事件上报前应核实准确;所列人、事例、数据、单位应准确无误;实事求是,有喜报喜,有忧报忧,防止以偏盖全;主题鲜明,文题相符,标题简明,结构严谨,语言简练;反映情况和问题力求有一定深度,努力做到有分析、有预测、有建议;适应领导掌握情况和科学决策的需要。
四、紧急信息的界定
紧急信息主要是指,重大突发性事件、重要社会动态、紧急灾情、疫情以及其他重要情况。对公路行业主要包括:集体上访、非法集会、治安案件等突发性事件;水灾、雪灾等自然灾害;交通、火灾等安全事故;危桥、路损严重等危及公路通行安全的问题;违法违纪、败坏行风、媒体曝光等严重影响行业形象的问题。
五、信息报送的时限及方式
1、报送时限:
信息报送必须坚持“迅速及时,慎重稳妥”的原则,动态性信息从收集到报告不得超过24小时,紧急信息最迟不得晚于事发后2小时内报送。重要社情、重大案情、重大安全事故、严重危及公路通行的事故、发生媒体曝光等不得晚于掌握初步情况后1小时内报送。对一些暂不清楚的紧急情况,一方面要迅速采取措施进行处置,一方面要先通过电话或其它方式口头向局报送初步情况,但必须在3小时内以文字辛}·报,并及时续报事件原因、发展态势和处置结果。绝不能以情况不明为由压而不报。
2、报送方式:
(1)除局领导交待的保密信息按领导指示要求直接报送有关领导外,一般应通过办公室信息渠道向局报送信息。
 (2)要积极采用电子邮件传递方式。局信息中心暂启用电子邮箱:lsqglj@l63.ccm接收上报信息。
(3)重大紧急信息首先要电话报告,然后以文字形式补报。需直接送达的重大、秘密信息要同时拷贝磁盘。发生重大紧急问题后,要首先报告局,由局确定统一口径后再向地方党委政府或有关部门报告。未经局同意严禁外传。
六、考核办法
局将信息工作的优劣和《岚山公路信息》的用稿情况作为各科室年底评先树优的重要参考,并对信息员按稿件进行奖励。
计分标准和奖励标准如下:
 “简讯一条5元(1分),200字以上的每篇奖励10元(2分),500字以上的20元(4分),800字以上的50元(6分),1000字以上的80元(8分);二是在特约栏目发表的,以字数两倍记分和奖励。三是信息被中央、省、市采用、转发的每篇加8分、省级5分、市级1分,简讯分一别为5, 3,0. 5分。受到领导批示以同级别2倍计分奖励。四是未完成信息任务的,任务规定缺少分/0汉在办公室年终考核评比中扣分。
七、实行信息工作通报制度
局办公室每季度对信息工作进行综合计分,按照得分多少排定名次。
八、实行信息报送责任追究制度
各科室负责人对信息直接负责,信息员具体负责。发生迟报、漏报、误报信息、特别是紧急信息的就由哪个科室负责,并进行通报批评。
因报告不及时、不准确造成严重后果的,追究有关负责人和责任人的责任。
九、附则
本办法由局办公室负责解释;本办法自下发之日起执行。
 
岚山区公路管理局
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
 
第一条 为便于正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案即能完整、系统地反映本单位主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,以适应领导决策科学化和机关各项工作的需要,建立结构合理的档案史料,根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号),制定本规定。
第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的公文、电报、录音、录像等各种门类和各种载体的历史记录。
第三条 机关文件材料归档范围是:
(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究有利用价值的文件材料;
(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料证级机关报送的重要文件材料;
(四)其他对本机关工作具有查考利用价值的文件材料。
第四条 机关文件材料不归档范围是:
(一)上级机关的文件材料中,普发性不需要本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
第五条 凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关档案室移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期2种。定期一般分为30年、10年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括:
(一)本机关制定的政策性、规范性文件材料;
(二)本机关召开的重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;
(六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料;
(八)同级机关关于重要业务问题的来函与本机关的复函等文件材料。
第八条 定期保管的文件档案主要包括:
(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)本机关一般性事务管理文件材料;
(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;
(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;
(八)同级机关关于一般性业务问题的来函与本机关的复函等文件材料;
第九条 本机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。
第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条 机关联合召开会议,联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应复制件或其他形式的副本归档。
第十二条 本规定自颁布之日起施行。
 
 
文书档案保管期限表
 
1 党支部会议、局长办公会议
1.1 记录、纪要                 永久
1.2 会议组织材料和参加人员名册         永久
2 全区公路工作会议
2.1 讲话、工作报告、会议议程、通知等文件材料  永久
2.2 会议筹备等文件材料             10年
3 市局党委理论中心组读书会议材料
3.1 主要领导讲话                30年
3.2 学习辅导材料                10年
4. 各项业务类专题会议及公路学会年会会议材料
4.1 讲话、总结等年度会议材料          30年
4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料      10年
4.3 调度会议材料                10年
5 各种全局性学习教育活动会议材料        30年
6 机关联合召开会议的会议材料
6.1 本机关主办的
6.1.1 通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要                      永久
6.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料     30年
6.2 本机关为协办的
6.2.1 通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本               30年
6.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料     10年
7 本机关承办的上级机关交办的会议材料
7.1 主要会议材料                30年
7.2 会议筹备等会议材料             10年
8 上级机关、上级领导检查、视察本机关工作时形成的文件材料
8.1 重要的                   永久
8.2 一般的                   30年
8.3 本机关工作会议材料             30年
9 本机关业务文件材料
9.1 本机关制定的方针政策性、普发性业务文件、管理办法、中长期规划、纲要等文件材料           永久
9.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示
9.2.1 重要业务问题的              永久
9.2.2 一般业务问题的              30年
9.3 同级机关的来函与本机关的复函等文件材料
9.3.1 重要业务问题的              永久
9.3.2 一般业务问题的              30年
9.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿               30年
9.5 机关联合行文的文件材料
9.5.1 本机关为主办的
9.5.1.1 重要业务问题的             永久
9.5.1.2 一般业务问题的             30年
9.5.2 本机关为协办的
9.5.2.1 重要业务问题的             30年
9.5.2.2 一般业务问题的             10年
9.6 本机关编辑、编写的文件材料
9.6.1 公路志、大事记、组织沿革等        永久
9.6.2 公路信息,被上级机关、报刊采用的信息、报道等                         30年
9.6.3 专题性文件材料汇编            10年
9.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料
9.7.1 行政管理工作制度、程度、规定等文件材料  永久
9.7.2 执法检查汇总、通报,整改通知等      永久
9.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
9.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料         永久
9.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料                        永久
9.7.3.3 20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料     永久
9.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料               30年
9.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料     10年
9.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
9.7.5.1 重要的                 永久
9.7.5.2 一般的                 30年
9.8 计划、总结、统计、调研等方面工作的文件材料
9.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料   永久
9.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料      10年
9.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料  永久
9.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料    10年
9.9 出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活动形成的文件材料
9.9.1 签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等                        永久
9.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈                         30年
10 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
10.1 机构设置、机构撤并、名称更改、人员编制、印信启用和作废等文件材料                 永久
10.2 人事工作制度、规定、办法等文件      30年
10.3 人事任免文件               永久
10.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
10.4.1 受县级(含)以上表彰、奖励的      永久
10.4.2 受县级以下表彰、奖励的         30年
10.5 对本机关有关人员的处分材料
10.5.1 受到警告(不含)以上处分的       永久
10.5.2 受到警告处分的             30年
10.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料          永久
10.7 人事考核、职称评审工作文件材料
10.7.1 人事考核、职称评审工作结果性文件材料  永久
10.7.2 人事考核、职称评审工作通知性文件材料  10年
10.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根                       永久
10.9 职工名册                 永久
10.10 人事劳资报表               永久
10.11 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
10.11.1 工作报告、总结,换届选举结果      永久
10.11.2 重要专题活动的报告、总结等       永久
10.11.3 党团员、工会会员名册,批准加入党团、工会组织的文件材料                    永久
10.12 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
10.12.1 重要的                 永久
10.12.2 一般的                 30年
10.13 保卫部门的安全检查、调查记录       10年
10.14 本机关处理人民来信来访的文件材料
10.14.1 有领导重要批示和处理结果的       永久
10.14.2 其他有处理结果的            30年
11 本机关事务管理文件材料
11.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料    永久
11.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
11.2.1 重要的                 永久
11.2.2 一般的                 10年
11.3 接待工作的计划、方案
11.3.1 重要的                 30年
11.3.2 一般的                 10年
11.4 机关财务预算               30年
11.5 机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料                 30年
11.6 国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料
11.6.1 重要的                 永久
11.6.2 一般的                 10年
11.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续                         永久
12 上级机关制发的文件材料
12.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
12.1.1 重要的                 永久
12.1.2 一般的                 10年
12.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料                       10年
12.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料                 永久
13 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料                        10年
 
岚山区公路管理局家庭档案管理办法
 
   一、适用范围
   本办法适用于全局各家庭的家庭档案管理。
   二、家庭档案的定义
家庭档案是指家庭及家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的可归属个人保存备查的文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录。
三、家庭档案的管理原则
家庭档案是维护家庭及家庭成员的合法权益和经济利益、反映家庭历史真实面貌的重要依据,应在家庭中集中存放、统一管理。
四、家庭档案的收集
家庭档案的收集,是指把散存在家庭成员手中及其他有关方面的具有保存价值的档案材料相对集中并统一管理的过程。
1.家庭档案的收集要求
家庭档案的收集应遵循家庭档案的自然形成规律,保证家庭档案的系统、完整和准确。
2.家庭档案的收集范围
各家庭可根据实际,确定本家庭档案的收集范围。
家庭档案收集的范围主要有:
宝宝康乐档案:计划生育材料,胎儿诞生及发育成长材料,婴儿出生材料,婴幼保健材料,婴幼教育材料,婴幼音像材料等。
学生时代档案:典型的课本、作业、成绩单,毕业证等证件,在校期间的照片、录音、录像,升学考试材料,学习日记,师生书信,毕业纪念及同学互赠材料,择业材料等。
恋爱婚姻档案:恋爱书信及照片,结婚证书、结婚照片、婚礼录像等。
工作成果档案:工作日记,发表的论文及著作手稿、出版物,科研、革新、发明材料,荣誉证书,奖杯、奖牌,参加重大活动和比赛项目的有关材料、纪念品等,工作照片及录像等。
家庭生活档案:当家理财记录,购物发票,家电说明书,房地产证等有关证件,家庭参与经营和财产购置的合同书、协议书、信函等材料。
医疗保健档案:病历,身体检查的片子,化验单,医疗方案,家族病史记录等。
家庭历史档案:家族简况、家史,父系亲属和母系亲属简况记录,谱牒,收藏品及代传品等。
综合类档案:全家福照片,家庭成员生日录像,有纪念意义活动的录音、录像,家庭大事记,家庭成员基本情况记录,家庭成员形成或收集的书画、工艺作品等。
五、家庭档案的整理
家庭档案的整理是指将处于零散状态的家庭档案材料,进行分类、排序、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
(一)家庭档案的分类
家庭档案分类就是将家庭及其成员所形成的全部档案,按其来源、时间、内容和形式的异同。分成一定的层次和类别,使家庭档案构成一套有机的体系。主要的分类方法包括:
1.基本分类法
按家庭档案所反映的内容可把家庭档案分为宝宝康乐类、学生时代类、恋爱婚姻类、工作成果类、当家理财类、医疗保健类、家庭历史类、综合类。
按家庭档案的形式可把家庭档案分为证书类,信函类、票据类、手稿类、字画类、病历类、照片类、录音带类、录像带类、计算机软盘类、综合类。
按家庭成员可把家庭档案分为祖父(外祖父)、祖母(外祖母)、父亲、母亲、哥哥、弟弟、姐姐、妹妹等所属档案,也就是说,家庭中有多少位成员就设多少类,外加综合类。
2.复合分类法:
家庭档案数量较多的可采用家庭档案复合分类方法。
形式——成员分类法
首先把家庭档案材料按形式分开,然后在同一形式下再按家庭成员分类。
内容——成员分类法
首先把家庭档案按内容分开,然后在内容下再按家庭成员分类。
形式——内容分类法
首先把家庭档案按形式分开,然后在形式下再按内容分类。
成员——形式分类法
首先把家庭档案材料按成员分开,然后在成员下再按形式分类。
各家庭可根据本家庭档案特点,选用家庭档案的基本或复合分类方法中的一种进行家庭档案的分类.分类方法确定后不可随意更改。
(二)家庭档案的排列
家庭档案的排列是指在对家庭档案进行分类的基础上,对每类档案材料分别进行排列,包括档案盒内档案材料的排列和家庭档案盒的排列。
盒内档案材料的排列可以按时间或重要程度顺序排列。通常情况下按照形成的时间顺序进行排列。
档案盒的排列可以根据不同的种类分别按形成时间顺序排列。不同种类的档案不能排列在一起。
(三)家庭档案的编号
家庭档案的编号是指在家庭档案有序排列的基础上,给每件档案材料一个号码(称件号),用以固定家庭档案材料的位置,便于查找和利用。家庭档案件号应按每个大类内档案材料的排列顺序,从“1”开始编流水号。
家庭档案数量较多的还应该给家庭档案盒编号,家庭档案盒的盒号,按大类从“1”开始编流水号。
(四)家庭档案的编目
家庭档案的编目主要包括编制家庭档案目录、填写家庭档案盒脊背标签。
家庭档案目录的项目内容包括件号、题名、形成者、日期、页(张)数、备注等。家庭档案目录按大类内档案材料排列顺序逐件编制,单独存放。
家庭档案盒脊背标签内容包括家庭档案类别、盒号,可用碳素笔直接填写,也可填写在不干胶标签上,然后粘贴在家庭档案盒脊背上。
(五)家庭档案的装盒
家庭档案的装盒是指依照家庭档案的不同类别按件号的先后顺序将档案材料装入档案盒内。
六、家庭档案的保管
家庭应将家庭档案放入家庭档案柜或其他家具中存放。保密、隐私、贵重的家庭档案可单独存放。
家庭应妥善保管家庭档案,注意防火、防潮、防虫、防光、防尘。
家庭认为保管条件不具备的可将其珍贵的家庭档案及其他档案送交市档案馆寄存或托管。
七、家庭档案的利用
家庭成员可根据实际需要利用家庭档案,用后归放原处,防止丢失。
涉及个人隐私的家庭档案要经本人同意方可利用,保密、珍贵的家庭档案应严格限制利用。
家庭档案所有者可以自愿向国家档案馆捐赠其家庭档案。家庭档案捐赠档案馆后,家庭档案所有者对其家庭档案享有优先利用权,并可对其家庭档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。
家庭档案的所有者有权公布自家的家庭档案,但必须遵守国家有关规定,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。
家庭所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的家庭档案,向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的,应当经市档案行政管理部门批准,严禁倒卖牟利,严禁卖给或者赠送给外国人。
八、家庭档案管理人员
家庭应确定一名家庭成员负责家庭档案的收集、整理、保管和利用。
家庭档案管理人员应掌握必要的档案法律知识和档案管理技能。
家庭档案管理人员应定期整理家庭档案,并向家庭成员通报家庭档案整理情况。
九、本办法由局办公室负责解释。
 
岚山区公路管理局档案查阅利用制度
 
为加强档案查阅借阅管理,维护档案资料的安全性、完整性,切实做好保密工作,特制定本制度。
1.档案查阅分现场查阅利用和借出查阅利用,以现场查阅利用为主,借出查阅利用为辅。
2.查阅档案需办理查阅利用登记手续。本单位人员因业务需要查阅档案,首先由科室负责人审核,并经办公室主任审核同意后方可查阅。外单位人员查阅档案,应持单位介绍信,写明利用者的基本情况、查阅利用目的、查阅档案的主要内容、利用时限和利用方法。查阅档案仅限在本职业务范围的档案。查阅超出本职业务范围的档案,除履行以上手续以外,须同时经办公室和档案涉及内容的分管领导批准后方可查阅。查阅会计档案,需经财务科长同意,并会同财务人员一同查阅。本单位人员查阅党支部或行政会议记录等涉密内容的,须经局长批准后方可查阅。
3.查阅档案只限批准的内容范围。档案管理人员调卷时,查阅利用者应在阅档室等候,在阅档室查阅,不得进入档案库房。
4.查阅利用者对所查阅的档案,须妥善保管,不得在档案上标记、乱涂乱画,不得遗失、拆散案卷,不得抽页、污损档案。机密文件不得借出,现场查阅后要注意保密,若摘抄,应注意摘抄件的保密。借出查阅的,不得任意转借、抄录、复制、翻印。
5.档案现场查阅利用完毕后应立即退回。在查阅时间内,不得擅自将档案带出阅档室。如因工作需要确需借出利用的,文书档案一般为15天,科技档案一般为30天,声像、会计档案等一般为7天,具体时间以审批时间为准。如到期仍需继续利用时,应办理续借手续。超借阅期不还,又不办理续借手续的,档案管理人员须及时催还或将借出的档案收回。
6.档案管理人员应根据档案查阅利用登记手续,对归还的档案当面点清,办理注销手续。
7.查阅利用者应认真填写档案查阅利用登记表,详细填写查阅目的和查阅内容,查阅利用完毕,根据查阅利用情况填写利用效果。
 
岚山公路管理局档案灾害应急预案
根据《档案法》和《中华人民共和国安全生产法》有关规定,为及时、有效地开展档案应急工作,最大限度地减少档案损失,结合我局档案工作的实际情况,制定本预案。
一、消防安全应急预案
为加强本单位的消防安全,预防火灾和减少火灾危害,保护档案的安全,本着“预防为主,防消结合”的宗旨,切实做好防火、灭火工作,结合本单位实际情况,特制定如下消防安全应急预案:
1、应急措施
(1)任何人发现火灾时,应立即报警,报警人员在报警时应同时说清着火地点、部位、燃烧物品、火灾状况等。同时报告局档案安全工作领导小组。通知相关科室、局负责人,同时做好灭火前的必要准备工作,及时记录火灾情况。
(2)接报告后,所有义务消防队成员必须无条件及时赶赴现场,参加救火行动。
(3)全体在场工作人员、义务消防队成员必须立即加入扑救火灾行动。在灭火救灾指挥部指挥下,疏散救护工作要有条不紊,责任到人,由各安全员负责进行引导护送,向安全区(安全通道)疏散,同时要查清现场是否有遗漏人员,疏散次序按灭火救灾指挥部现场通知办。接应救护车,指引救护人员及时对伤员进行处理或送医院救治。
(4)现场成立灭火救灾指挥部,由局长、分管安全副局长、保卫科长组成,局长任总指挥。其主要职责是:负责查看火情,掌握火势发展情况,随时向119指挥中心通报火情,根据火情指挥切断电源、可燃性气体源,指挥义务消防队和增援人员灭火,指挥抢救伤员,疏散物资,及时控制火势蔓延。在向119报警后,及时派出人员接应消防队和清除交通通道障碍,疏散围观群众,做好警戒工作。公安消防队到达后,及时向公安消防火场总指挥报告灾情,按统一步骤,组织职工贯彻执行,做好安全工作。
(5)现场指挥员有权根据扑救火灾的需要,决定如下事项:使用各种水源,限制用火用电直至停止使用,划定警戒区等。
(6)根据现场具体情况划分安全警戒线,安全警戒线分为建筑物外围警戒和火灾现场警戒。外围警戒要及时消除路障,劝阻无关人员、车辆离开现场,维持好建筑物外围秩序,为公安消防队到场展开灭火创造有利条件。火灾现场警戒要及时指挥疏散人员,看管好抢救出来的物件。
2、责任分析
(1)当班人员(含保安等临时工)人为引起火灾,当班人员负全责。当班人员(含保安等临时工)未能及时发现火情或者发现火灾但未及时报告、未立即扑救,当班人员(含保安等临时工)负主要责任,局长负领导责任。
(2)因平时未认真维修保养,导致消防用水、用电、灭火器材不完好,影响灭火行动,电工、安全员负主要责任,保卫科机电设备检查人员负连带责任,保卫科长负领导责任。
(3)平时未按规定维修保养,致使车辆不能及时救急,不能保证物资疏散、伤员救护、消防器材的运输,驾驶员负主要责任,调度人员负连带责任,办公室主任负领导责任。
(4)各局长、科室负责人的手机无故关机,致使火灾事件不能顺利上传下达,均要追究各自的责任。
(5)有关人员的手机无故关机或未及时回机,致使火灾事件不能顺利解决,均要追究各自的责任。
3、事后总结
(1)事故报告从发现起以最快速度逐级汇报。
(2)发生事故的次日,应将事故基本事实情况、结果及责任人的处理意见,书面报局安全工作领导小组。
(3)发生事故的科室负责人在事故后,应及时总结经验教训,杜绝再次发生类似事故。
 
岚山区公路管理局信访工作制度
一、局保卫科负责信访工作,局办公室配合做好来信来访的登记、处理工作,及时交办各类信件。
二、上访信件,由办公室工作人员负责登记、催办,各科室收到的来信,应及时交办公室按程序办理,不得擅自扣压。
三、对来访人员,接访人员要认真细致、准确领会来信来访者的意图,根据信访者反映的问题做好登记,提出拟办意见,并及时汇报,根据领导安排,通知有关科室人员答复处理。
四、对询问有关公路政策、法规方面的来信,承办科室和承办人员要及时按现行政策规定给予答复。对需答复的问题有不清楚的地方,要查找政策根据,避免随意性。
五、对一般来信,用转办单分别转请有关科室处理。上级机关交办的信访案件,一般不超过一个月上报处理结果。对逾期不能结案的,要及时说明情况。
六、对无理缠访者要批评教育,劝其罢访。对长期恶意缠访,故意扰乱办公秩序的要依法处理,局保卫科要加强管理,禁止此类人员进入机关办公、生活区。机关工作人员未经允许不得接待、答复问题,避免造成工作被动。
 
保密工作制度
一、认真贯彻执行《保密法》,增强保密观念,人人懂得保密法规知识,使保密工作落到实处。
二、加强对保密工作的领导,把保密工作列入重要议事日程。局机关成立保密领导小组负责保密工作,定期加以研究、指导、检查和督促。
三、加强计算机网络及其它办公自动化设施的技术防范和保密管理,在利用传真机、计算机传输涉密资料、文件时,要采取加密装置或相应的保密技术措施。
四、加强公文管理。对密级文件的收文、传阅、办理、存档都要注意保密,其内容不得摘抄、复印,确因工作需要摘抄密级文件内容的必须经批准后方可摘抄。
五、公文和内部刊物的收发、分送、传递、借阅、移交、销毁、清退等环节,都要按照各自的规章制度办理,做到件件有登记,事事有着落。
六、保守工作中的秘密。所有工作人员对本局系统的计划、规划、分析资料,调研报告应妥善保管;各单位、各部门向我局索要各类数据、报表时,须经领导批准后由专人提供,其他人员不得有意向外提供数据,更不准提供涉密数据。
七、召开秘密会议,发生重大事故,确定重大行动,在保密期限内,不得向外透露或传播.发生泄密,要追究泄密者的责任。
八、不准在信件,邮件、电话、电报中涉及到国家规定予以保密的内容;外出开会、学习等确需携带密级文件、资料的,需经领导批准后方可携带,但必须采取保密措施。
九、保密资料的管理,要有专(兼)职人员负责,并设立文件保险柜,对密级文件、胶卷磁带资料要及时整理归档,检查清理,坚决杜绝密级文件、资料丢失的事件发生。
十、专(兼)职保密人员在变动和工作移交手续时,要经局保密领导小组同意,并在移交手续时有监交人监交,做到手续齐全。
 
网络安全管理制度
一、组织工作人员认真学习《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》,提高工作人员的维护网络安全的警惕性和自觉性。
二、负责对本网络用户进行安全教育和培训,使用户自觉遵守和维护《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》,使他们具备基本的网络安全知识。
三、加强对信源单位的信息发布和BBS公告系统的信息发布的审核管理工作,杜绝违犯《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》的内容出现。
四、一旦发现从事下列危害计算机信息网络安全的活动的:
(一)未经允许进入计算机信息网络或者使用计算机信息网络资源;
(二)未经允许对计算机信息网络功能进行删除、修改或者增加;
(三)未经允许对计算机信息网络中存储、处理或者传输的数据和应用程序进行删除、修改或者增加;
(四)故意制作、传播计算机病毒等破坏性程序的;
(五)从事其他危害计算机信息网络安全的活动。做好记录并立即向当地公安机关报告。
五、在信息发布的审核过程中,如发现有以下行为的:
(一)煽动抗拒、破坏宪法和法律、行政法规实施
(二)煽动颠覆国家政权,推翻社会主义制度
(三)煽动分裂国家、破坏国家统一
(四)煽动民族仇恨、民族歧视、破坏民族团结
(五)捏造或者歪曲事实、散布谣言,扰乱社会秩序
(六)宣扬封建迷信、淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖、教唆犯罪
(七)公然侮辱他人或者捏造事实诽谤他人
(八)损害国家机关信誉
(九) 其他违反宪法和法律、行政法规将一律不予以发布,并保留有关原始记录,在二十四小时内向当地公安机关报告。
六、接受并配合公安机关的安全监督、检查和指导,如实向公安机关提供有关安全保护的信息、资料及数据文件,协助公安机关查处通过国际联网的计算机信息网络的违法犯罪行为。
 
岚山区公路管理局会议管理制度
为加强会议管理,提高行政效率,制定本制度:
一、实行会议审批。机关的各专题工作会议、业务工作会议经办公室审核,经分管领导审批;规模较大的综合性会议必须经主要领导审批。局机关各会议室,及会务工作由局办公室负责统一管理。
二、局长办公会、党支部会、全局综合性大型会议以及上级视察、检查接待工作,由办公室负责会场安排、卫生整理和会议服务工作。
三、上级安排由我局承办的会议,办公室及时联系上级有关部门,明确到会人数、规格,由办公室根据领导指示落实会议地点、安排会务服务,业务科室安排专人靠上配合办公室组织会务。
四、局组织的专业会、培训班、政治学习及承接的上级业务检查、考察,由办公室统筹安排会议室,负责会场布置、会议服务。
五、会议所需饮用水、茶叶、水杯由承办科室到办公室领取,办公室根据会议规模、层次酌情发放。如需扩音放像设备,应提前告知办公室,由办公室负责调试。
六、与会人员要自觉遵守会场秩序,维护会议室的环境卫生,爱护会议室的公共财物。进入会议室后,要一律关闭手机、传呼机,进出会议室,要轻起轻坐,不准大声喧哗。
 
岚山区公路管理局安全保卫管理制度
为了进一步加强全局安全保卫工作,创造良好的工作、生活环境,确保全局干部职工的正常工作、生活秩序,特制定本制度。
一、安全保卫工作目标、方针
1.安全保卫工作目标是:加强全局安全防范和打击违法犯罪活动,同一切扰乱社会治安秩序、违反治安管理规则的行为作斗争,确保国家财产、单位财产和员工生命财产的安全。维护好正常的工作、生产、生活和治安秩序。
2.安全保卫工作,贯彻“群防群治,以防为主,防治结合,管理从严,确保安全”的方针,实行谁管理、谁负责的分级安全管理责任制。
二、分级管理
安全保卫工作,实行分级管理,归口负责。单位领导(一把手)是安全保卫工作第一责任人,分管领导具体负责,其他领导在分工范围内相应负责,保卫科是职能主管科室,根据治安保卫管理工作要求,对全局安全保卫工作进行安排、检查、考核、落实,各科室、公路站负责人是本科室安全保卫工作负责人。
三、安全保卫工作制度
1.贯彻执行党和国家的路线、方针、政策、法律、法规和有关规章制度。认真贯彻执行上级有关社会治安综合治理工作和安全保卫工作的规定,按照市局保卫科和当地公安机关要求,加强“四防”安全管理工作,搞好治安综合治理和治安保卫工作。
2.经常对职工进行法律、法规、社会公德和治安保卫规章制度教育。发动职工、家属积极同违法犯罪行为和违反治安保卫制度的行为作斗争。依靠职工,做好内部安全防范工作,经常整顿内部治安秩序,检查各科室治安保卫工作措施落实情况。
3.加强要害科室和部位的治安保卫工作,防止发生盗窃、火灾、泄密等事件。财务科、征收科、路政科加强对现金、票证的保管,做好各种票款的收、缴、存等各环节的安全防范措施。严格执行库存现金限额和提送款规定,取送大数额现金必须两人以上专车取送。
4.坚持预防为主的方针,经常开展“四防”教育,认真落实有关制度和措施,经常进行治安、消防安全检查,及时发现和堵塞漏洞,对不安全因素,要层层负责,限期整改,消除隐患,维护良好的内部秩序。
5.发生的刑事案件、治安案件、破坏事故和火警、火灾,保卫科及现场人员要积极组织人员及时处置,保护现场配合公安部门,侦破案件和了解事故发生的情况。协助公安机关依法做好判处管制、缓刑、假释、监外执行的犯罪人员管理教育工作。
6.工作人员下班前要关闭电灯、微机、打印机等电器设备,切断电源,关窗、锁门。贵重物品和印信、文件、资料等要指定专人保管,明确责任以防被盗。办公室内不得存放个人贵重物品或大量现金。发现不安全因素要及时进行整改,落实防范措施。
7.值班、住宿人员要按值班制度、集体宿舍管理制度遵守执行,不得失职失控,因失职造成后果,要追究当事人的责任。如发现可疑情况或被盗等案件,值班、住宿人员要做好保护现场工作并及时向值班领导和业务主管科室报告。如有延缓延误,造成不良后果的,将按党纪政纪及本单位规定予以处理。对年内发生治安等案件的科室或个人,实行一票否决,取消年终评先树优资格。
8.加强门卫管理工作,建立来客登记制度,保证内部安全。下班后保安人员或值班人员对办公区进行安全检查,下班后来访人员不得进入办公区域,如确属必要,应由相关人员陪同。
四、消防安全管理
1.加强对消防器材的管理,加大对职工的消防安全教育,增强全民消防意识,形成全民参入、预防为主的良好局面。
2.全局职工要熟悉消防器材的使用,消防灭火器材及消防专用工具由保卫科负责检查、保养及管理。
3.保卫人员熟悉各种消防器材性能,经常检查保养,保证在起火初期达到自救能力。
4.灭火器材及时更新,布局合理,保证重点部位有足够的灭火器材,不准随意移动。
5.灭火专用工具要加强管理,及时维修,保证完好无缺。
6.建立消防安全管理档案,制定实施消防和应急疏散预案,发生火警务必做到及时报警,迅速扑救火灾,疏散人员。
 
岚山区公路管理局值班制度
一、节假日和夜间值班实行局领导带班制度。值班人员一定要增强责任感,在带班领导的组织下,自觉遵守值班纪律,按时到岗到位,认真做好值班工作。
二、值班地点设在办公室,夜间值班设在保卫科。值班人员和值班驾驶员必须严守岗位,不得擅自离岗。夜间值班应于每晚7: 30前到岗值班,第二天早7点后方可离岗。双休日值班按正常上班时间到岗、离岗。如有特殊情况,要向带班领导汇报,经带班领导同意且替班人员到位后方可离开。因出差或其他工作不能值班的应提前向带班领导汇报,并与其他值班人员换班。替班、换班情况均应分别提前通报办公室、保卫科。
三、值班实行考勤制度。节假日值班,值班表由当日值班的办公人员负责考勤、登记、夜间值班人员执行填写值班记录。
四、值班期间,要认真记录值班情况,重要事项的处理要作详细的、全过程的记录。要注意接听电话,遇有咨询、投诉问题的,要有理有据、实事求是地予以解答,不能解答的应做好记录,及时转办有关方面解决,并做好解释工作。出现紧急情况,要果断采取措施,并应立即向主要领导和带班领导汇报,做好协调调度工作。不准将值班电话转移到个人手机。夜间值班人员要督促保安人员组织夜间巡逻,并认真填写夜间值班记录。遇有恶劣天气,应及时了解干线公路的通行状况,调度有关科室及时通报路况信息并采取得力措施,确保安全畅通。
五、值班实行交接制度。对尚未办理的事宜,要向下一班人员作交接说明,以便继续处理;夜间值班受理、尚未办结的工作,第止天要向办公室交接。因交接不妥或未作交接造成延时误事的,责任由上一班人员负责。
六、值班驾驶员要服从带班领导和值班员的调度安排。非值班事宜使用值班车,必须经当日带班领导批准。
七、要保证值班电话畅通,值班人员不得占用电话。夜间值班电话自下午6: 30起至第二天早8:00间开通,期间局办公室电话禁止外拨。如值班电话无正当原因占用,导致重要信息延误,由值班人员承担负责,并扣罚相关电话费用。
八、严格检查考核。办公室、保卫科要对值班人员严格考勤,每季度通报一次值班人员的出勤情况。按时出勤的按本人日工资发放每天的夜间值班费,按加班标准发放双休日值班补助;缺岗、漏岗,不在指定地点值班的,扣发当天值班费并予通报批评;值班期间出现责任问题的按有关规定追究有关值班人员的责任。
 
岚山区公路管理局双休日、节假日值班制度
一、休息日、节假日办公室统一排班,值班人员坚持按时上下班,做到不迟到、不早退。
二、凡是排班人员一律不准迟到、早退,发现迟到、早退的三次以下向本人提出警告,三次以上扣发当天加班费并在全局通报批评。
三、值班人员无故不值班,按旷工一天处理,确实有事的,向带班领导请假,并请带班领导安排替班人员。
四、值班人员实行签到制度,即上午8:30,下午5:30各签到一次,凡不按时签到的或查岗不在的按旷工处理。
五、坚持昼夜值班制度,在值班时间内贻误工作的,必须说明原因,发生失窃现象的按其价值给予50%的赔偿。
六、科室确需增加值班人员的,需填写加班审批表,由科室负责人报分管领导审签,再报主要领导同意后,每周五下午报办公室留存,未排班人员一律不再进行值班登记。
 
岚山区公路管理局车辆管理制度
一、车辆管理
办公室负责车辆的日常调度、加油等工作,车队、机料科负责车辆的维修、驾驶员的教育管理。机关车辆主要保证局机关正常工作和应急用车。领导班子成员、办公室、征收科、路政科、养护科用车相对固定,纳入机关车队管理。
(一)严格执行派车制度。
1、有下列情况之一者可申请派车:(1)集体到某地开会、参观或听报告;(2)因公务三人以上同行者;(3)因工作需要,目的地远离城区,乘客车将误时误事者; (4)提现金或携带机密文件途中影响安全者;(5)遇突发事件需赶赴现场者。
2、车辆相对固定的科室,出发时办公室统一调度,市辖区用车必须报分管领导和办公室批准,跨市须经主要领导批准;其他科室因公需要使用车辆,均需填写“派车申请单”,本区范围或去市局用车直接由办公室调派,跨市必须经主要领导审批,特殊天气、特殊时期须经主要领导批准,办公室统一调派。跨区县出车或双休日、节假日期间因公用车或因车辆维修等特殊情况需动用车辆,应提前1天或在周末、假期前提出申请,以便于办公室提前安排。
3、驾驶员应按派车单指定路线行驶和用车时限返回,并及时向办公室反馈情况;改变线路或超时限必须事先征得办公室同意,若随意改变指定线路(特别是与工作无关的)发生事故,应由用车人或驾驶员承担一切损失;领导车辆外出,驾驶员要向办公室报告主要去向,返回后要立即报告办公室。
(二)驾驶员实行专人专车保管制,不得擅自将车交给非专职驾驶人员驾驶,更不得交给无证人员驾驶。领导干部不得驾驶公务车辆。出现私驾公务车行为的给予通报批评,发生责任事故或造成其他后果的,用车人员和驾驶员承担全部责任。
(三)禁止公车私用,特殊情况必须由主要领导批准,由车队登记并出具派车单,否则按私自用车处理,出现一切事故由当事人自负。
(四)单位车辆原则上一律不外借,特殊情况下须经主要领导批准。
(五)车辆实行当日回单位制度。未出车时车辆应在单位指定场所排放有序,下班后停放车库,保卫科做好车辆回单位时间登记,严禁将车辆乱停乱放,严禁驾驶员带车回家过夜。因车辆乱停乱放、造成车辆损坏或事故的,由该车驾驶员承担维修费用。
(六)驾驶员要做好书面记录,月底将书面记录、行车里程、车辆状况一并上报车队,由车队会同机料科登记、汇总并及时汇报。
二、油料管理
车辆燃油本着节约的原则,实行定点加油(长途出差除外)、定额管理的办法。
1、单位主要负责人用车燃油要合理控制。
2、其他领导用车燃油控制在330公升以内。
3、办公室用车每月燃油控制在180公升以内(1辆车)
4、征收科用车每月燃油控制在520公升以内(3辆车)。
5、路政科用车每月燃油控制在570公升以内(2辆车)。
6、养护科用车每月燃油控制在210公升(1辆车)。
7、加油时,由办公室派专人随车加油,驾驶员和加油人共同签字登记加油数量,所有车辆用油统计采用一车一本和一科一本制度。
8、车辆用油超出标准的需填写审批单,并经主要领导批准后方可加油。
三、车辆维修
(一)车辆维修一律填报“维修申请单”,申报维修项目,车队会同机料科验证后,报分管领导批准,超过500元以上的报主要领导审批。报销时一律附“维修申请单”,凡超出“维修申请单”所列项目的维修费一概不予报销。
(二)车辆凭维修单定点维修,驾驶员和车队负责人及机料科人员随车进厂,不得脱岗,超出申请维修项目的费用自负。
(三)驾驶员应于每月月底向车队汇报车况,车队与机料科会商后,根据车况提前安排保养与维修计划。
(四)车辆维修完毕使车辆性能达到要求后,驾驶员应在修理项目清单上签字,在保修期内发生质量或机械故障应及时向分管领导和车队说明情况,如在保修期内出现问题不报或造成其他部件损坏的,驾驶员承担30%经济责任。
(五)车辆在外地发生故障时应及时电告车队,并将维修清单、发票、更换的损件带回,由车队登记,领导签字后方可报销。
(六)车辆维修坚持以修为主,修旧利废,在保证质量的前提下,努力节约经费。换件一律交回车队,否则,车队不予登记报销。
四、驾驶员安全行车管理
(一)驾驶员认真学习国家的法律、法令和交通法规,努力学习业务知识,按时参加安全例会,不断提高政治素质,做到安全、文明行车。
(二)要爱护车辆,认真检查,精心保养,定期对车辆进行安全技术检查,清除故障隐患,确保车况良好。
(三)要严格执行驾驶员“十不准”:不准无证驾车;不准酒后驾车;不准出故障车;不准带病出车;不准私自出车;不准私自借车;不准违章行车;不准疲劳驾车;不准延误用车;不准开“英雄车”。
(四)随车工具由驾驶员妥善保管,不得丢失,调动或更换车辆时,应办好移交手续。随车工具、备胎等丢失的,一律由驾驶员照价赔偿。
(五)驾驶员应遵守各项安全规章制度,遵守劳动纪律,坚守岗位,严禁串岗,未出车时一律在车队待命,有事离岗必须请假,以备有紧急任务时可以及时通知。
(六)值班驾驶员要保持手机24小时畅通,其他驾驶员早6:00~晚22:00不准关手机,不得拒接局领导、办公室主任、车队长的电话。
五、奖惩
(一)未经批准私自用车的,擅自将车交给他人驾驶的、酒后驾驶等发生事故的一切后果自负,费用自理。未造成不良后果的,给予批评教育。
(二)驾驶人员要树立安全意识,增强安全观念,途中不得私自改变行驶路线,不得办私事,否则出现事故责任自负。
(三)对发生交通事故的驾驶员,按责任进行经济赔偿即次要责任、同等责任、主要责任、全部责任分别按总费用的4%的标准赔偿,最高不超过8000元,赔偿金额入单位财务;发生交通事故负主要责任的,正式工驾驶员按市局有关规定给予相应的行政记过等处分,临时工驾驶员予以辞退,科室负责人负连带责任,接受处理。
(四)各种违章罚款(单位未办全手续的除外),均由违章者自负,特殊情况由车队报请局长办公会议研究决定。
(五)根据行驶里程,按百公里核定标准,计算耗油量。如有损公肥私、盗卖油料等违纪行为,一经查实,将给予扣除驾驶员当月50%的工资处理,并视情况轻重,给予通报或调离工作岗位。
(六)依据以上规定,对驾驶员实行百分制考核,每月定期或不定期的对车辆进行1—2次车容车貌及安全部位检查,驾驶员每月写出安全小结,月底交车队,全年累计2个月不参加检查或检查达不到90分的,取消年终安全奖励。
 
岚山公路管理局签名考勤制度
一、每天上班前10分钟和下班前20分钟两次到办公室签名。
二、不在规定时间内签名的,一律按迟到、早退或旷工处理。
三、必须由本人签写,任何人不得以任何理由找人代签。
四、确因公事不能到场签名的,要提前向分管领导或局主要负责人说明情况,并通知办公室。
五、办公室将当日考勤结果报送局领导班子成员,并交财务科备存。
六、考勤奖惩按岚路发[2000]14号岚路发、[2000]15号、岚路发[2000]16号文件执行。
七、以上规定适用于星期天和节假日值班。
 
岚山区公路管理局请销假制度
一、机关工作人员请假,首先到办公室领取请假审批单。科室工作人员请假不超过1天的,由科室负责人审核,报分管领导审批;超过2天的经科室负责人和分管领导审核后,报主要领导审批;科室负责人请假,经分管领导审核后,报主要领导审批。
二、每月请假最多不能超过4天(休息日、特殊病假除外)。请假超过1个月的,当月只发生活费(法定假期除外)。
三、经审批后,请假人应将请假审批表报办公室备案考勤。销假时到办公室核准后销假,并报告有关审批领导。
四、办公室每季度向政工科、财务科集中通报出勤情况,作为发放有关费用的依据。不请假或请假不备案的,按旷工给予相应处分,并扣发相关费用。
 
岚山区公路局考勤及出差费、加班费管理制度
为加强机关管理,转变工作作风,提高工作效率,制定本制度。
一、局机关执行统一的作息时间,由办公室按区政府规定的各季度作息时间变动及时通知。
二、机关人员要按时上下班,做到不迟到、不早退,违犯三次以下向本人提出警告,三次以上扣发当月出勤奖并在全局通报批评,无故旷工者扣发三天工资。上班时间内,忠于职守,不办私事,不走岗、串岗、离岗。
三、各科室负责人要认真把关,局办公室严格考勤。凡因公出差的必须在出差日期栏内填写出发地点,未注明的不予计算出差费。
四、各科室确实需要双休日、节假日加班的(局统一安排除外),应填写加班申请单,由科室负责人报分管领导审签,再报主要领导同意后,必须于次月5日前报办公室备案,迟报不予计算加班费。
五、凡机关人员加班、出差的,加班费、出差费一律由办公室统一审核汇总,送交财务科经局领导签字后发放。
 
岚山区公路管理局卫生管理检查考评办法
为加强办公区域卫生管理,营造良好的工作环境,树文明机关形象,特制定以下管理制度。
一、明确责任划分
1、局机关大院和办公楼环境卫生实行划片包干责任制,对物业公司和各科室按划定的卫生区域定期或不定期检查,清洁状况作为其工作考核的一项主要内容。
2、物业公司要做好办公楼内门厅、洗手间、走廊、楼梯、会议室的卫生等其他卫生设施和大院内地面清扫、绿化苗木修剪、浇水等保洁工作。
打扫要求:按合同条款执行。
3、各科室要始终保持自己的卫生区域处于整洁状态,发现问题,及时督促物业公司清理干净。
4、机关大楼内各科室的室内卫生由科室自行负责。
打扫要求:地板清洁光亮、不留死角;窗台、桌椅、电话、微机等办公用品一尘不染;室内物品摆放整齐有序;办公桌除微机、台历、文具盒、台签和少量文件外不准摆放其它物品。纸屑、烟头等细微的垃圾可倒入各楼层指定的垃圾桶内,量大的垃圾倒入院内的大垃圾箱内。
5、各科室、物业公司要厉行节约,杜绝长明灯、长流水等浪费现象。遇到问题及时向办公室反映,以便及时维修更换。办公楼门厅、院内夜间照明灯夏季早5时(冬季早6时)前由保安人员及时关闭。
二、卫生清扫职责
1、物业公司要按职责范围全天候的保持楼内、院内卫生整洁。
2、各科室每天上班前或下班后将自己办公室打扫一遍,并时刻检查自己的卫生区域使之处于整洁状态。
三、考核
(一)组织领导:局爱卫会每周三下午3:00对各科室和物业公司责任区卫生定期检查一次;平时随机组织抽查。填写检查记录以备奖惩,考核结果当场公布。
(二)对科室考核标准(100分制,基础分20分):
1.办公桌椅、沙发、茶几摆放整齐、无灰。得10分
   乱摆乱放不干净。每项扣1分
2.门窗玻璃明亮,门窗框无灰尘。得10分
  玻璃有灰,门窗玻璃有灰尘。每项扣2分
3.墙壁无涂抹,版牌无灰尘。得10分
  墙壁脏、板牌有损有污。每项扣2分
4.灯具无灰尘。得10分
  灯具有灰尘。每项扣2分
5.走廊、楼梯、大厅室内地面擦净无杂物,痰盂、烟缸、茶具无污垢。得10分
地面不干净、卫生洁具不卫生、茶具有污垢。每项扣2分
6.卫生间的面盆、地面、便池清洗干净无污物,清扫用具摆放整齐。得10分
对清洗不干净,有污物,摆放不整齐现象不检查,不督促的。扣卫生区域负责科室分数。每项扣1分
室外的台阶、地面、球场、停车场清扫干净无杂物。    得10分
对清扫不干净,有烟头、纸屑等杂物现象不检查,不督促的。扣卫生区域责任科室分数。每项扣1分
8.花园苗木修剪整齐、浇水及时、无杂草。扣10分
对修剪、浇水不及时,有杂草现象不检查、不督促的。扣卫生区域责任科室分数。每项扣1分
(三)对物业公司考核
按合同条款规定的相关内容考核。
四、奖惩
1、考核成绩与年终评选局先进科室挂钩,如在同等票数情况下,得流动红旗次数多的科室优先评上先进。
2、根据平时对物业公司的考核成绩,按照先前合同条款之规定,每月一实行。
3、对故意破坏公共卫生或公共设施的人,每发现一次罚款50元,当场交到财务科并照价赔偿损坏的公共设施。
五、卫生区域责任划分
1、办公室总负责办公楼,具体负责六楼、七楼;
2、以一楼中央楼梯为界,安全科负责一楼东半部分,保卫科负责一楼西半部分和局机关大院;
3、以二楼中央门厅为界,征收科负责二楼东半部分,路政科负责二楼西半部分;
4、以三楼中央楼梯为界,政工科负责三楼东半部分,养护科负责三楼西半部分;
5、以四楼中央楼梯为界,工程科负责四楼东半部分,计财科负责四楼西半部分;
6、以五楼中央楼梯为界,机料科负责五楼东半部分,三产办负责五楼西半部分。
 
文印管理制度
 
一、严格审批。各科室复印、打印文件材料,要填写《文稿复印(打印)申办单》,经办人填写用途、理由、份数,由办公室审核签批后,文印室方能受理。
二、节约开支,杜绝浪费。原则上非上报、下发文稿不安排打印,密级文件材料不得复印。打印件必须是经办公室审定的文稿,打印底稿必须抄写清晰,文印人员方可受理。
三、严格控制材料清样提取次数和复印、速印张数,原则上文稿清样提取不得超过两次,复印不超过20张,速印不超过100张。非公用文稿、材料,文印人员方可受理。
四、严格执行保密制度。非文印人员不得进入文印室、翻阅文稿、操作设备。文印设备办公室设专人负责使用管理,严格执行操作规程,精心养护文印设备。
五、文印人员加强设备的日常维护管理,熟悉性能,熟练操作,遇有故障及时排除,确保机关文印工作需要。
 
岚山区公路管理局行政印章使用管理规定
为加强行政印章管理,保证印章的安全、规范使用,现将有关问题规定如下:
一、行政印章的种类
1.单位公章。w彩票平台是否违法公章由市公路局制发、公布,代表局的职权范围。
2.专用章。为便于工作,经我局主要领导同意,专门刻制的用于某项特定工作的印章。专用章的式样、尺寸可以根据有关标准确定,但尺寸不得超过市局公章。
3.领导人名章(行政法人章)。领导人名章,属于公务专用章,代表我局的领导身份,是行使职权的标志,具有法律规定的权威和效力。
4.钢印。不独立使用,一般用于需粘贴照片证件的照片与证件骑缝上,或用在各类票据的连接部位,以确认吻合。
二、印章的刻制
1.印章的制发权。单位公章由市局根据市编委公布的单位名称刻制。刻制印章,应持有市局介绍信和印章草图到公安部门备案,并到公安部门定点印章刻字社刻制。
2.印章的启用
单位公章由市局发文公布启用。单位主要负责人要指定专人保管使用。
3.印章的停用与缴销
印章停用时,应按规定做好公章的善后处理,并将公章缴回制发机关封存。单位公章、专用章、钢印,应由印章管理责任人提供印章的全套资料并缴回市局档案室归档。
三、印章的管理
1、单位行政主要负责人是本单位公章管理的第一责任人;单位办公室主任(或行政负责人指定的其他人员)是本单位公章管理的直接责任人;各科室负责人是本科室印章、专用章、钢印管理的第一责任人;经领导授权使用管理领导人名章的人员是领导人名章使用管理的第一责任人;具体负责印章管理的人员是印章使用管理的具体责任人。
2.保管印章要严格落实防盗措施,使用印章要有印章管理人员监印,确保印章安全。
3、印章管理人员要注意保养,及时清洗,确保用印清晰。
四、印章的使用
1、实行用印审批制度。一切用印必须根据需要,先审批后用印。对涉及全局重大事项的须有主要领导审核签字;一般行政性事务须有分管领导审核签字;日常事务须有办公室主任审核签字。签字底稿由印章管理人员留存,年底移交档案室。
2、用印科室要保存好用印材料。一般材料要保留领导签批的草稿;合同、协议书要保留一份文本(正本);先进荣誉称号申报要保留一套完整的申报材料。年终由相关科室整理、移交档案室存档。
3、行政领导人名印章使用。必须在领导本人授权范围内使用。印章管理人员应具有领导本人签字授权的文字材料或口头答复的记录,作为印章使用的依据。用印材料由印章管理人员负责收集、整理并定期移交档案室存档。
4、使用印章要在办公室内,一般不得将印章携带外出使用。遇有到印刷厂套印文件等确需携带印章外出时,必须有印章管理人员现场监印。
 
 
介绍信使用管理规定
一、介绍信的用途
介绍信是本局工作人员外出接洽工作、办理公务、证明身份的凭证,主要用于因公赴有关地区、单位洽商工作、办理公务、参观学习、送达物件等工作。因私外出,一般不得使用介绍信。
二、介绍信的使用管理
(一)介绍信领用人负责填写内容,做到简洁明确。
(二)须经科室负责人或办公室主任审核签字。
(三)办公室主任负责审核并填写有效期。
(四)介绍信开出未用,应交回办公室,并粘贴在存根处。
(五)介绍信如果丢失,领用人必须及时报告,并妥善处理。
(六)除经领导签字批准外,不得开空白介绍信。确需开具空白介绍信的需要用印审批表事由中注明。
(七)介绍信主要有两类式样,由办公室工作人员根据需要确定所需式样。
 
 
关于重申禁酒令的通知
各科室、公路站:
为了进一步加强我局干部职工队伍建设,扎实开展作风建设加强年活动,转变机关作风,在全局形成讲正气、树新风的良好氛围,在社会上树立良好的行业形象,经办公会研究决定,在全局范围内重申禁酒令。
一、禁酒令内容
1、严禁在工作时间和工作日中午饮酒;
2、严禁在值班、执行公务时饮酒;
3、严禁酒后驾驶车辆;
4、严禁着公路标志服在公共场所饮酒;
5、严禁在工程施工中与承包单位和个人饮酒;
6、严禁机关工作人员到公路站出发时饮酒;
7、严禁科室之间和个人之间在工作日中午相互请酒;
8、严禁与社会上有劣迹的人饮酒;
9、严禁在正常接待工作中不文明饮酒;
10、严禁在任何时间,任何场合酗酒。
二、严明纪律,违者严惩
对违反禁酒令者,本人写出书面检查,每次给予200元罚款,取消其评先树优资格,并在全局通报批评,是执法人员的,调离执法岗位。因饮酒造成不良影响的,视其情节严重,按照管理权限,给予党政政纪处分。
 
岚山区公路管理局集体宿舍制度
为加强集体宿舍管理,为我局职工提供一个安全、舒适、卫生的生活环境,特制定本制度。
一、凡是符合居住职工宿舍条件的职工,经本人申请报局办公室审查批准后安排住宿,未经办公室允许,不得擅自调换房间。
二、未经局办公室和保卫科批准不得留宿外来人员。私自留宿他人居住集体宿舍的,予以通报批评,出现的一切责任后果由留宿人承担。
三、职工所分配锁匙只准本人使用,不得私配或转借他人。若工作调离单位,应及时将宿舍钥匙交还局办公室,局办公室负责核查有关公共用品。
四、注意节约用水、用电。做到随手关阀、关灯。严禁私接电线,禁止使用电炉、电饭锅等电器。
五、严格遵守作息时间。无特殊情况晚上22点以前熄灯。
六、爱护公物,室内物品放置整齐,公用物品如有自然损坏,必须及时报告办公室派人修理。因人为因素损坏,照价赔偿。
七、自觉维护好公共卫生。每个宿舍设舍长一名,由舍长排出值日表,抓好宿舍内务整理。保持室内整洁,勤洗脏物,勤晒被褥,各种陈设要排列整齐。严禁往窗外丢杂物,不准随地大小便、乱丢果皮、纸屑、烟头,乱倒脏物等。
八、讲文明,维护社会公德。任何人未经主人同意不得擅自动用他人物品,不准在走廊、宿舍内大声喧哗,室内不准张贴画照,不准在墙上乱涂、乱画。禁止在宿舍进行赌博等性质的其他违规活动。要共同维护好宿舍秩序,搞好安全防护工作。
九、要时刻保持卫生间和洗手间的卫生。便后放水冲洗,手纸、烟头、洗发精袋等要放在垃圾筐内,下水道口如有堵塞现象要及时清理。
十、卫生检查领导小组每周三下午3 : 00对宿舍卫生定期检查一次,不时随机组织抽查。填写检查记录以备奖惩,考核  结果在公开栏通报。
 
岚山区公路管理局职工住房修缮管理制度
为加强职工住房管理,分清责任,减少修缮开支,对职工住房修缮问题,作如下规定。
1、局干部职工凡购、租局房屋的,必须爱护房屋及一切设施,不得乱拆、乱建,需改建必须经局领导批准。
2、室内外维修,包括房顶漏雨、更换门窗、刷洗玻璃、墙皮粉刷、装饰等正常维修,由单位负责。属人为的造成损失,所需维修费用由个人自理。
3、公共设施,包括暖气,供、排水管道的保养维修由局负责。属零星部件的更换费用由用户管理。
4、其它配套设施,如太阳能热水器、抽油烟机、电风扇等维修,均由用户自行负责。
5、室内维修,包括装饰、改建、粉刷等,均由住户自行管理,费用自理。
6、对因住户管理不善,造成房屋破损,折旧严重,在住房变更移交时,酌情予以罚款,属出售的,按评估有关规定处理。
 
岚山区公路管理局食堂管理制度
为加强食堂管理,方便职工生活,严格工作餐安排,制定本制度。
一、食堂经营:本着方便职工的原则,为非营利性。水、电、煤由局免费供应,作为职工生活补贴。食堂应按“种类丰富、味美价廉”的原则经营。未经办公室批准不准外来人员就餐。
二、炊事员管理:炊事员要有良好的个人卫生,定期体检,必须持有卫生防疫部门的上岗证。更换炊事员要经局办公室批准。炊事员要节约用水、用电、用煤,爱护餐饮设施,搞好维护管理,保证各类设备完好和正常使用,进入食堂应着工作服、戴厨师帽,衣着整洁,不准化妆。
三、食堂供应:早餐7点,中餐12点,晚餐根据下班时间开饭。不到下班时间不准售餐,首先保证本单位单身职工就餐。就餐人员一律到餐厅排队购买,就餐时间厨房关闭,不准非食堂工作人员进入。
四、食堂卫生:保持炊具、餐具、餐桌等餐饮设备和就餐环境清洁,碗盘杯筷用后要作消毒处理,消灭蚊蝇虫鼠。刀、板要生熟分离。要严把采购关,确保食品新鲜、卫生,严禁售剩饭剩菜。
五、工作餐安排:本局的小型业务会议、培训,以及区属单位工作人员来机关办理公务,原则上一律安排食堂就餐。有关科室提前向办公室提出申请,由办公室安排标准,并根据对口接待原则确定陪餐人数,向食堂发就餐通知单。
 
岚山区公路管理局宿舍楼职工住房转让交易管理办法
局职工宿舍楼水电暖等设施、以及安全管理均与办公区连为一体,统一管理,无法分割。根据《日照市已购共有住房上市交易管理暂行办法》(市政府日政发[2000]51号文件)的规定,现就我局职工住房转让交易问题,制定如下管理办法:
一、按照市政府有关规定,根据我局实际情况,该楼职工住房需转让交易的,只限与我局内部正式职工交易,并且优先卖给无住房职工。交易出让人应首先向局提出申请,经局长办公会议研究同意后,在全局发布公告。
二、根据前款规定,住房内部交易要执行以下规定。
1、填写住房出售审批表。批复后,出受让双方自行协商,按政府规定办理有关交易手续。
2、住房公用设施及楼体公用部分(如楼顶、墙壁、大门、下水道、楼道电灯等)维修费、改造费由住户按1/20承担。自来水费、电费、取暖费、有线电视收视费,住户按通知要求及时交纳。自来水、取暖费缴纳办法另行规定。
3、所有住户应自觉遵守公共秩序,爱护公共财物,自觉维护公共卫生,服从局的统一管理。
三、宿舍楼现有住户和以后受让住户,一律不准擅自将房屋对外出租、出借、出售,未经单位允许私自交易住房的,局一概不予办理相关手续。
四、该办法即日起执行。
 
岚山区公路管理局房产管理规定
为加强房产管理,规范运作程序,现就局所有的房产规定如下:
一、局所有房产的范围:局机关及各公路站的用于办公、存贮、经营等所有场所的房产;未办理房改或房改中未办理个人全产权的宿舍楼(住宅);已办理房改,但土地归属局所有的房产的。
二、未经局批准,一律不准将前款规定的房产出售、转让、租赁给其他单位、个人或组织。
三、未经局批准,不得更改现有房产的结构及其配套设施。
四、未经局批准,不得将现有房产用于银行贷款、合同以及各类经营性活动的抵押、担保等。
五、房产的装修改造:局所有的房产,如使用单位或个人需装修、改造的,应将装修、改造的方案、图纸提前报局审批。装修改造中不得改变楼层的承重、结构,不能更改供热、供水、供电的方案影响其他用户,不得损坏公共区域墙皮、楼梯扶手,不能危及楼层的安全使用。装修改造时间应限制在:上午8: 00一一12: 00;下午2: 00一一20: 000
六、房产的日常维护:公共设施,包括供暖、供水、供电由局办公室安排人员负责维修保养。室内外维修、设施属单位使用的由单位负责,属个人使用的由个人支付维修费。
七、房产的综合管理:局所有的房产纳入固定资产统一管理,由财务科、机务科登记造册,并在年度固定资产清查时一并进行清产核资。局办公室负责日常管理。
八、房产的出售、出让:经局批准同意出售或转让的,由局委托有关部门进行评估,并按国家有关政策办理。
九、责任追究:单位的主要负责人和使用户主承担第一责任人的责任,有关分管领导和主管科室负责人承担领导责任和直接责任。违反上述规定的,一律按国家有关政策规定追究有关单位和责任人、使用人的责任,违反法律的要追究法律责任。
 
通讯工具使用规定
本着厉行节约原则,电话使用采取限额报销的办法,超出部分由科室自负,具体标准规定如下:
1、班子成员移动电话:300元/月;
2、办公室电话:600元/月;
3、征收科电话:300元/月;
   4、路政科电话:200元/月;
   5、财务科电话:150元/月;
   6、三产办电话:150元/月;
   7、公路站电话:100元/月。
 
微机管理与使用的规定
一、各科室指定兼职微机管理人员定期对微机进行管理、维护,严禁非微机操作人员操作微机。
二、严格按照微机操作程序进行操作,机器和电源全部断开后方可离开。
三、爱护微机,确保微机在适宜的温度、湿度、无尘等条件下运行,加强日常保养,延长微机使用寿命。严禁在电压不稳定的情况下操作微机。微机上严禁放置物品,或将易燃、易爆、易碎、易污染和磁性物品放置微机旁。
四、工作期间不得利用微机或网络玩游戏。
五、微机出现故障要及时反映,由管理人员查修,严禁擅自开机修理。
六、严格遵守国家有关法规,认真执行安全保密制度,严禁利用互联网从事危害国家安全、泄露国家机密等违法犯罪活动。严禁在微机上使用和传播有碍社会治安或淫秽、反动的信息及软件。严禁使用来源不明,可能引发病毒的软件。严禁登录、浏览、传播反动和淫秽网站。
七、安装有重要工作软件和单位重要文件资料的微机严禁登陆互联网,重要文件资料应设置密码,并相互保密,密码不定期要进行更换。
 
政务公开实施方案
为认真贯彻落实党十六大精神和“三个代表”重要思想,进一步推进依法行政、依法治路工作,改进工作作风,提高办事效率,强化监督机制,密切党群干群关系,促进党风廉政建设。根据日照市政务公开领导小组办公室印发的《2007年全市政务公开工作实施方案》(日政公组办﹝2007﹞2号)文件精神,结合岚山公路工作实际,经政务公开领导小组会议反复讨论,制定政务公开实施方案。
一、指导思想
以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,全面落实科学发展观,切实加强组织领导,规范公开内容和形式,完善制度措施,按照全国、全省政务公开领导小组办公室的统一部署,深入贯彻全国政务公开领导小组第七次会议精神,扎实做好实施《中华人民共和国政府信息公开条例》的准备工作,进一步增强工作的透明度,自觉接受群众监督,进一步转变职能,转变工作作风、提高工作效率,建设廉洁、勤政、务实、高效的机关。
二、政务公开工作的原则
推进政务公开工作要与转变机关工作作风相结合,与加强廉政建设、完善监督机制相结合,与深化公路体制改革相结合,与政务信息化建设相结合。具体实施中要坚持以下原则:(一)政务公开工作依照国家法律、规章和有关政策规定执行依法公开原则。(二)公开的内容真实可信,办事结果公平公正。(三)从实际出发,突出重点,循序渐进,讲求实效,不搞形式主义。(四)方便办事群众,便于群众知情,有利于人民群众行使监督权。
三、公开内容
除国家法律、法规规定应当保密的事项外,凡涉及群众利益的政务活动内容都应当公开。
1.办公楼分布情况,局领导班子分工,科室职能及负责人名单。
2.社会公开承诺情况。
3.办公用品领取情况,公开办公车辆里程、燃油情况统计,通讯费和水电费等。
4.中层干部(科室负责人)考察和任前公示,职称评定的资格条件和职称情况,年度考核情况,评先树优的条件及结果,公开各类《责任书》的考核情况。
5.固定资产的管理情况,公开公路养护费用支出情况,公开多渠道筹措公路经费的收支情况,财务收支情况。
6.重大工程项目的申请、批复情况,本年度准备开工和已经开工的工程项目,公路工程建设进展情况。
7.公路养护年度计划、月计划内容,公路年度养护目标内容和完成情况,公开养护工程进展情况,公开干线公路路面病害、水毁、辖区桥涵养护情况。
8.公路规费征收法律、法规及相关规范性文件。
9.路政管理法律法规,执法的依据及补偿标准。
10.其它应向社会公开的事项。
四、公开形式
公开的形式必须从实际出发,注重实效。对外公开的形式:(一)是通过会议、文件、通告等形式公开;(二)是通过建立政务公开专栏、印发办事指南、宣传材料、办事卡等形式公开;(三)是通过信息电话、多媒体电脑、互联网等形式公开。对内公开的形式:(一)是采用上墙板牌形式公开相关的规章制度;(二)是采用专用的政务公开栏公开;(三)是采用电子大屏幕及电子触摸屏等形式公开;(四)是通过召开全体人员大会的形式公开;(五)是通过专用的局域网公开。
五、具体要求
(一)广大党员干部、职工充分认识推行政务公开的重大意义,实行政务公开的目的在于加强对机关和基层公路站公务运行情况的监督,达到“真公开、全公开、常公开、硬监督、严查处、求实效”的目标,提高工作透明度,加强依法治路,推进民主建设,促使干部职工廉洁从政,创造岚山公路发展的良好环境。
(二)明确职责,责任到人。根据市局和区委、区政府的要求,对政务公开工作实行“一票否决制”,一把手负总责,分管领导具体负责,保证政务公开工作落到实处。
六、组织领导
为了切实推行政务公开工作,强化组织领导,抓好督办,经研究决定,成立政务公开工作领导小组:
组 长:刘加森  局  长
副组长:刘  廷  党支部书记
蔡纪军  副局长
时文波  副局长
袁奇峰  工会主席
成 员:赵  梁   高  华  胡   滨   徐加利   韩帮富
秦佩传   吴  超   高月峰   王治军   贾世峰
相恒超
局政务公开领导小组办公室设在局政工科,高华同志兼任办公室主任。
 
建设节约型机关工作制度
为进一步推进节约型机关建设,努力形成勤俭节约的良好风尚,现提出如下实施意见:
1、节约办公经费
(1)精简会议,节约会务费用。能不开的会议不开,可以合并召开的会议合并召开;尽量压缩会议规模,缩短会议时间,提高会议质量;一般性的会议,尽量不发材料,尽量不安排就餐。
(2)压缩文件,节约邮资。提倡写短文,精简文件数量,能不发的文件不发;文件发送,充分利用方便时机分发,少用邮寄方式发放。
2、节约公务接待经费
(1)公务接待实行领导审批制度,由办公室凭审批单统一安排,未经批准,一律不予报销。
(2)公务接待中,办公室坚持内紧外松的原则,严格执行就餐标准。根据需要实行对口陪餐。
3、节约公务用车经费
车辆使用由办公室主任按制度安排,做到公用为先。
(2)严禁司机擅自用车。擅自用车者,一切后果责任由司机自付。
(3)每月按实际行程、加油清单和出车记录核对用油量。
(4)车辆保养、维修必须提前做出计划,在指定的维修场进行,由财务统一结帐。
4、节约办公耗材
(1)打印、复印材料实行双面用纸,对使用过的信封、复印纸、文件袋做到再利用。
(2)科室文件自行打印,办公室负责文件材料打印。确需外出打印的,须经办公室主任同意,否则不予报销。
(3)充分发挥电子政务功能,共享局域网资源,简报、通知、告知类文件尽量通过电子邮件传递,逐步实现无纸化办公。
(4)严禁使用单位电话进行聊天或办理私事,公务电话力求简明扼要,言简意赅。
(5)购买大宗物品,须由科室提出申请,作出购买预算,经会议研究同意后统一购买,零星办公用品由办公室统一购买。
5、节约水电资源
养成随手关水龙头习惯,避免长流水。
(2)做到人出灯关,杜绝白昼灯、长明灯。
(3)夏天空调温度不低于2 6℃,冬天不高于2 0℃,做到无人时不开空调,开空调时不开门窗。
(4)计算机、打印机等办公设备使用结束后,要及时关闭电源,减少待机耗能。上班时间决不允许在计算机上聊天、玩扑克、麻将、象棋等游戏,一经发现,由局领导予以批评教育。
 
关于加强公路集约化管理的若干规定(试行)
 
根据省局《关于实施公路标准化、规范化、集约化和人本化管理工作的实施意见》和《关于进一步规范公务接待工作的管理规定》以及市局《关于加强公路集约化管理的若干规定》,为加强我局集约化管理,转变作风,厉行节约,集约利用资源,降低行政成本,提高管理效益,特制定本规定。
一、因公出差集约化管理规定
(一)住宿标准。各科室要严格执行《关于印发<日照市机关和事业单位差旅费管理办法>的通知(日财行〔2008〕1号)规定,实行因公出差住宿费限额报销制度。能住普通酒店的不住高档酒店,能住普通房间的不住高档房间,领导干部带头住标准间。上级安排的会议,应根据会议安排住宿,并附会议通知,不得另行住宿,发票出具的酒店应与会议通知安排的酒店一致。
(二)餐饮标准。除局领导批准、安排的宴请外,出差期间的就餐严格按《日照市机关和事业单位差旅费管理办法》的规定,实行限额消费。
(三)交通标准。单位工作人员出差,一般不得乘飞机,因特殊情况需乘飞机者,应事先经单位主要负责人批准,否则不予报销。因公出差鼓励乘坐公共交通工具。除三人以上、携带大量物品或特殊保密贵重物品、科室主要负责人公务出差外不派车。乘坐火车、长途客车的按实际乘车天数,每人每天给予乘车补助,已派公车的不再补助,由财务科根据因公出差审批单发放补助。
(四)费用报销。报销出差期间的各项费用要严格按照市局规定的报销制度和财务规定的报销程序逐级审核签字。
二、公务接待集约化管理规定
(一)按照“厉行节约、热情服务”的原则,规范接待工作,由办公室统一安排上级指导、参观、会议、学习培训等各类活动、公务接待,在指定地点食宿。
(二)需要安排公务接待的应事先报局长同意,然后告知办公室。由办公室根据市局公务接待的有关规定,向局长请示后,统一安排,并依据客人身份,按照就低不就高的原则确定住宿、就餐地点、标准,按照对口接待的原则确定陪餐人员。能安排一般酒店的不安排高档酒店,能安排一般酒水烟的不上高档酒水烟。特殊情况特殊对待。
(三)各科室在公务接待活动中,应严格执行上级有关要求,应本着对口接待、勤俭节约的原则,严格控制住宿和就餐标准,减少陪餐人员。午餐一律安排自助餐或工作餐,不准饮酒,不得随意提高接待规格和标准。
三、办公用品采购和使用集约化管理规定
(一)微机、照相机、摄像机、录音笔等办公用品根据各科室的需要情况少量配备,由办公室统一管理,协调使用。对以上办公用品使用不超过三年的,一般不予更新。微机(包括笔记本电脑)等办公用品配备数量不得超过科室人数。确需单独采购的各类办公用品,有关科室要填写采购申请,由财务科根据科室固定资产情况审核,符合采购条件的,报局长批准后,交由办公室集中采购,原则上每季度采购不超过1次。办公物品的采购费用和印刷费用,由办公室按规定程序统一报销。
(二)加强办公用品的集约利用。办公桌椅、用具等非消耗类办公用品,由办公室统一调配使用。各科室、公路站借用时到办公室办理借用登记审批手续,用完后及时归还。若归还时发生缺损等问题,由相关责任人赔偿。
(三)实行办公用品领用审批制度。科室需用的日常办公用品,须填写审批单,由科室负责人签字后向局办公室申请领用。办公室将根据各科室业务量和使用周期酌情审批领用。超出正常使用周期或正常业务量的,要说明原因,无正当理由,大手大脚、铺张浪费的不予批准。
(四)除多联用表、书本式资料,以及大宗材料的印刷、装订外,复印各类文件、资料以局办公室复印室为主,各科室自行装订。超过50份的,用一体机复印。除文件、汇报材料、上报材料等重要资料用高质复印纸复印,一般材料使用普通印刷纸复印。确需由印刷厂承印的,由指定的印刷厂家承印。
(五)采购新设备后,替换下的旧设备须交办公室统一管理,由财务科、机务科按照国有资产和固定资产管理的有关规定办理手续。可以使用的,由办公室统一调配使用;需要拍卖的由相关科室按规定集中拍卖,收益由财务科入账。
四、机关集约化管理规定
各科室、公路站均应明确一名同志负责节约型机关工作,负责督促落实节约措施。
(一)节约用电。办公场所要充分利用自然光照,安装节能灯,减少照明设备电耗;办公楼照明要实行分路式控制,楼道照明灯安装声控开关,各科室按照办公室区域负责走廊、电梯口、科室内照明设备开关,杜绝“白昼灯”和“常明灯”现象;微机等办公自动化设备不用时一律关闭或转入睡眠状态,下班后一律拔掉电源,尽量减少待机消耗。机关公共照明、开水炉等全采用时控开关,节约用电。供暖用的公共设施,应有专人维护保养,根据天气变化和区政府规定,合理确定启用时间,最大限度的节约用电。
(二)节约用水。加强用水设备的日常维护管理,防止跑冒滴漏,换用节水设备,坚持合理重复利用,避免“长流水”现象;单位内部绿地养护用水,根据季节和天气变化情况,科学适时进行灌溉;提高雨水利用率,节约绿地养护用水;私家车不得在单位冲洗车辆;除单身职工、值班职工外,不得在单位打水、冲洗衣物。
(三)节约车辆燃修费。按照上级纪委规定,严格执行公务用车配备标准,做到不超编不超标。车辆相对固定的科室,市辖区用车,必须报分管领导和办公室批准,出市须经单位主要领导批准;其他各科室、因工作需要用车的,实行派车制度,需提前填写用车申请单,由办公室根据实际情况安排车辆,在派车指定的时限内,按照指定的线路行驶,防止公车私用。严格执行市纪委规定,禁止副科级以上领导干部驾驶公车。外出办理业务,能几个科室、几人同行的,要合乘一辆车;集体公务活动一般统一乘车;因工作需到市局或去其他区县的,鼓励乘坐公交车。实行车辆定点定车加油,定点维修和定期保养;按照国家有关规定,优先选用节能环保型车辆,合理确定车辆使用年限,及时报废处置或淘汰停用燃修消耗高、工作效能低的车辆;实行燃油维修单车季度核算公示制度、年度内部审计制度,严格控制燃修经费;建立车辆维修“技术能手库”,推行重大车辆维修“会诊”制度,加强车辆维修的现场监管和审批把关;控制车辆装饰标准,由办公室提报方案,经局领导批准后,统一招标,统一配置标准。
(四)节约通讯费用。按上级纪委规定严格控制通讯工具配备,实行移动公务话费包干制度,定期公示科室固定办公电话通讯费;内部通话一律使用虚拟网;使用电话时要简明扼要,长话短说,减少通话时间;能通过网站发布和邮件发送的不用传真发送,减少电话和传真的使用次数;加强固定办公电话费用审核,禁止把小灵通等个人电话并入办公电话,不用办公电话聊天,不打声讯电话,不用于游戏、娱乐和有价消费的充值。局办公室、财务科每月审核办公话费,非正常话费开支,由该科室负责核实当事人并承担相关费用。无法落实当事人的,按科长40%,副科长和科员各30%分摊,无副科长的按科长60%,科员40%分摊,缴纳局财务科。
(五)节约办公用品。来宾接待用玻璃、陶瓷、金属制杯,一般不使用一次性纸制水杯;尽可能使用钢笔书写公文,不使用一次性书写笔、铅笔,改用吸水式钢笔、自动铅笔。大力推进电子政务建设,严格执行《工作规则》,进一步精简文件,可发可不发的一律不发,可合并印发的合并印发,可加盖转发章转发的不以文件转发,能通过网站、邮件发布的不印刷文件、不发传真,严格控制纸质文件的印量;尽量在电子媒介上修改文稿,减少出清样次数;双面用纸,减少纸张消耗。
(六)节约会议和公共活动开支。按照《工作规则》实行会议审批制度,除特殊情况外,召开会议须经过审批、列入年度会议计划方可召开。要减少会议,能通过电话、文件通知安排的工作,不开会安排,做到少开会、早开会、开短会,严格控制会议规模、参加人数,尽量压缩开会时间,一般不超过2小时。组织会议和其他公务活动,要勤俭节约,注重实效,避免重形式、讲排场、摆阔气、比奢华,杜绝铺张浪费。
 
文体活动室管理制度
1、办公室负责文体活动室的管理工作,并安排专人(管理员)负责管理。
2、健身器材仅限单位内部职工使用,外来人员未经允许不得使用健身器材。
3、管理员负责文体活动室健身器材的登记、建卡保管工作。
4、文体活动室内应保证适当的通风、透气、防霉、防潮,避免由于潮湿或其他原因造成的健身器材的损坏。
5、管理员应定期对运动器材进行清洗保养。文体活动室每次使用后,管理员要负责检查器材,关闭门窗,切断电源,并做好详细记录,发现问题及时通知办公室主任。
6、职工应规范使用器械,注意安全,如因操作不当造成器械损坏,应视情况酌情赔偿。使用完毕,要及时关闭器械。
7、管理员负责管理所文体活动室卫生工作,保持室内清洁。职工应自觉维护室内卫生,不吸烟,不乱扔垃圾,不随地吐痰。
8、严格按时开放文体活动室,开放时间为:周三、周五下午15:30-17:00。
 
图书阅览室管理制度
为维护阅览室的阅览秩序,保证阅览纪律,给干部职工提供一个良好的读书环境,特制定本规定。
一、阅览室由办公室安排专人负责管理,定时开放,进入阅览室的人员要服从管理员的管理。
二、 本阅览室图书仅供室内借阅,可根据需要自行选择图书,阅览结束时请放回原处,维持图书整齐有序。
三、对所借阅图书要爱护,不得划线、写字、批注、剪裁、折叠书角或撕掉书页;如有损坏或遗失要按价赔偿。
四、爱护公共财物,勿随意移动室内设备及桌椅,不准用笔、刀等在桌、椅上乱写乱刻,有违反者,一经发现要按价赔偿。
五、重仪表着装,衣冠不整恕不接待。
六、维护公共秩序,保持室内安静,请勿在室内喧哗、打闹、追逐和睡觉。请将手机调至震动,以免影响他人阅读。
七、维护环境卫生,保持整洁,严禁在室内吸烟、饮食,随地吐痰、乱丢纸屑、果品等杂物。
八、凡进入阅览室的人员,必须遵守本制度,尊重和服从工作人员的管理,不懂的问题可向图书管理员咨询。
九、开放时间到后,应马上离开,管理员要检查、整理书刊,关好窗,锁好门,并做好阅览情况记载。
 
工 作 标 准
 
办公室综合工作标准
一、按照标准化、规范化原则加强办公室队伍建设,打造集约化、人本化的办公室工作,人员配备合理,工作分工明确,工作人员爱岗敬业、文明礼貌、举止端庄、挂牌上岗。
二、加强机关规章制度和规范化建设,有关会议、信息、调研、督查、文书处理、档案管理、信访、接待、车辆及后勤服务等各项管理制度健全、程序完善。
三、围绕不同阶段的公路中心工作,按时、高标准、高质量的完成领导、上级需要的各种会议报告、讲话、汇报和典型材料等,并按照市局、区委、区政府等要求及时上报各种汇报材料。
四、支持市局、区委、区政府等上级部门的各项工作,做好对重大活动、重点工作和重要事务的协调,工作关系处理得当,确保各项工作高效运转。
五、及时开展督查工作,对上级与本局机关的重要工作部署、领导批示、会议决定的重要事项等,能及时跟踪督办,办理结果及时上报,确保各项工作落到实处。
六、协调、指导全局文书档案、家庭档案、征收档案、科技档案、路政档案、财务档案资料的征集、接收、整理、保管、利用和研究。
七、协调、指导全局信访工作,协助分管领导同志处理群众来信来访,及时了解群众的要求和建议,督促热点、难点问题的解决。
八、协调、督促、指导全局开展调研活动。
九、参与全局重大决策活动,做好市局党委和上级机关重要决策贯彻执行中的跟踪调查,为进一步完善和实施决策提供情况和建议。
十、组织开展保密宣传教育和保密检查,督促查处失、泄密事件。
十一、负责双休日及夜间的值班安排,并做好督促、协调工作。
十二、负责做好各项后勤服务工作。
1、来人接洽。待人热情、礼貌、周到、节俭,充分发挥承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽作用。
2、会务工作。会议通知及时准确,会场布置周密细致,无任何遗漏或差错。
3、印章管理。做到无丢失、无差错,严格登记制度。
4、信访接待。对群众来访做到热情接待,耐心解释。搞好登记和记录,对反映的重大问题和情况,及时呈报有关领导。
5、财务管理。帐目健全、清晰,工资、福利发放及时,严格控制开支。
6、办公服务。办公用品购置及时,管理严格,确保工作需要。
7、车辆管理。确保领导和工作用车,司机要坚守岗位,做到随叫随到,保证车况良好,出车安全无事故。
8、其他工作。部机关计划生育、安全保卫、保密、卫生、值班、文件传阅、传真等项工作做到无失误。
9、对部领导交办的各项任务都能圆满完成,年底在省、市争先创优。
 
办公室调研工作标准
一、调研网络健全,人员落实到位。
二、积极参加市局和上级部门组织的调研培训活动。
三、每年3月5日前向市局报送本年度调研计划和调研课题,每年10月15日之前向市局报送调研成果。
四、围绕全局中心工作和热点、难点问题,卓有成效的开展调研工作,并形成调研报告,为领导决策服务。
五、按照市局调研工作暂行办法要求,及时向市局报送调研报告,每年上报调研报告不少于2篇。
六、充分利用调研刊物,广泛交流调研成果,为各级领导科学决策提供依据。
   七、做好全局调研工作的开展,指导局属各科室卓有成效的开展调研活动。
八、组织全局调研工作人员学习、培训,全面提高调研工作人员的业务水平。
九、建立奖惩机制,确保全局调研工作顺利开展。
十、加强与兄弟单位办公室的沟通交流。
十一、认真做好调查研究的组织工作。办公室要结合业务工作,与有关科室共同商议,围绕局中心工作,确定调研课题,于每年3月份送办公室汇总后,报局党支部会议明确课题、责任人、完成时间及成果形式。
十二、实行调查研究责任制。每个调研课题的责任人自行确定人员构成、方法步骤,切实担负起调研课题的实施工作。完不成调研课题或者敷衍了事的,要对责任人进行严肃批评教育,并对承担课题的有关科(室)人员,在年度考核时扣分。
十三、重视调研成果的转化工作。每项调研课题结束后,要归纳整理调查材料,分析研究调查结论,提出意见,形成报告,报送有关领导参阅。
十四、调查研究与进一步改进机关作风紧密结合。坚持解放思想、实事求是、与时俱进的思想路线,发扬求真务实、严谨细致的作风,了解真实情况,不走过场,不搞形式主义。
十五、认真搞好调研成果的总结评比。根据调研成果在领导决策中发挥参谋作用的大小,每年进行一次优秀调研报告评比,并给予适当物质和精神奖励。
 
办公室督查工作标准
一、建立“一表、两簿、两卡”,即:督查事项一览表;督查事项登记簿、会议议定督查事项登记簿;督查事项催办卡、会议议定督办事项卡。
二、明确督查工作职责。做到查有专人,催有着落,办有结果,结有回音。
    三、严格执行督查工作程序。做到程序明,办事快,不推诿。
四、认真履行督查义务。做到有请示,有汇报,及时做好上传下达。
  
办公室信息工作标准
一、信息网络健全,选定专人担任专职或兼职信息员,如信息员发生变更要及时向上级部门汇报。
二、报送的信息应当真实可靠、准确无误、主题鲜明、结构严谨、语言简练;反映情况和问题要有一定深度,做到有分析、有预测、有建议,适应领导掌握情况和进行科学决策的需要。
三、严格按照市局《信息管理规定》要求,完成年度信息报送任务。
四、动态信息从收集到上报不得超过24小时,重大突发性事件上报不得超过2小时。如果情况紧急可先通过电话或其他方式口头直接上报,办必须在4小时以内文字补报,并及时续报事件进展和处理情况、结果。
五、制定信息奖惩办法,兑现信息奖惩。
 
办公室发文处理工作标准
公文处理工作主要包括公文拟制、办理、整理归档等一系列工作、应坚持实事求是的原则,按照行文机关要求和公文处理规定进行,做到统一规范、准确及时、安全保密。
一、公文起草。起草公文应做到:
(一)符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示精神,完整、准确地体现发文意图,并同现行有关公文内容相衔接。
(二)观点明确,条理清晰,内容充实,结构严谨,表述准确。
(三)文字精练,用语准确,篇幅简短,文风端正。
(四)人名、地名、时间、数字、引文准确。汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案,计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。
(五)公文中引用的内容必须准确无误,必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题,后引发文字号。引用公文标题使用简称时,先用全称,并注明简称。
(六)文种、格式使用正确,主、抄送单位标注及密级划定准确。
二、公文校核。公文文稿送领导同志审批之前,由文秘人员进行校核,保证公文质量。公文校核的内容是:
(一)报批程序是否符合规定;
(二)是否确需行文;
(三)文稿内容是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关指示精神,是否完整、准确地体现发文意图,并同现行有关公文精神相衔接;
(四)涉及有关科室业务的事项是否经过协调并取得一致意见;
(五)所提措施和办法是否切实可行;
(六)人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、紧急程度、印发传达范围、主题词是否准确恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字用法及文种使用、公文格式是否符合《中国共产党机关公文处理条例》和《中共山东省机关公文处理规定》的要求。
三、公文签发。
(一)行政公文须经单位主要负责同志审批签发,党的公文由党支部书记签发。
(二)已经领导同志审定的文稿,在印发之前应再作校核。经校核如需作涉及实质性内容的修改,须报原审批领导同志复审。
 
办公室发文处理工作标准
一、收发文件登记齐全、完整,处理及时、规范。
二、文件组成要素完整,各组成要素标识规则严格按照新颁布的《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》标准执行。
三、发文办理严格执行草拟、审核、签发、复核、用印、登记等程序;文件使用正确,格式编排无误,语法文件准确,文稿质量符合规定要求,装订整齐。
四、收文办理严格执行签收、登记、审核、拟办、承办、催办程序。
五、建立用印制度并严格管理,正确用印并严格登记,确保安全用印。
六、落实保密制度,严格、规范管理文件,杜绝泄密事件发生,出现重大泄密事件,一票否决。
七、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
八、草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。
 
办公室收文处理工作标准
一、收文登记
(一)市公路局党委和行政文件及上级各单位发给本局的文件均由文秘人员统一登记、编号。登记时将来文单位、收文日期、发文字号、发文机关、份数、密级、文件标题逐项逐类进行登记。
(二)外单位及个人呈送给局领导的报告、请示等文件,均应先送办公室交由文秘人员统一登记、编号和呈送。
二、送阅
(一)登记后的文件,应先由办公室主任阅,并提出批阅意见。
(二)文秘人员根据办公室主任提出的呈阅意见及时送局领导阅示。
(三)办公室根据局领导的批示,再分别送分管领导和有关科室及时办理。
三、承办
根据局领导的批示,承办科室负责人应指定专人按文件要求及时办理。办理的结果应在文件阅办单上加以注明,如有正式文稿答复的,将文稿附于文件之后。
四、催办、查办
(一)办公室主任对当日来文应当提出拟办意见,并对文件办理的情况进行督促和检查,对紧急、重要的和有一定时限的文件应当及时催办,对一般的文件应当定期催办。
(一)送局领导阅办的文件,原则上要求当日送文当日退还。如因工作繁忙不能及时阅示,原则上应于次日退还,同时注意保管好文件,防止泄密和遗失;如因公出差,应在出差之前将所送阅的文件阅办完毕并退回;如因故不能及时阅办,同时该文很急,由办公室主任转送其他局领导阅办。因公出差缺阅的文件等回局后,再行送阅。
(二)局领导批示给有关科室办理的文件,涉及到的科室收到文件后应及时办理,最后阅办文件的科室负责将文件退还办公室。批转给有关科室阅办的文件,要求文件停留在每个单位的时间原则上不超过一天。急件应急办,有时限要求的按要求办理
五、预立卷
办公室要定期将收文与收文登记进行核实,尤其是节假日前后要进行全面清理并预立卷,以便及时掌握文件的去向,如发现问题应及时追查。
六、归档
(一)文书档案的归档工作做到“三纳入”,即纳入工作计划规划,纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围。
(二)各科室在阅、办完每项工作时,都应及时向兼职档案员移交所要归档的材料,不得长期积存在部门或个人手中,归档的材料要齐全、完整。兼职档案员要及时按问题分类存放,对材料不齐全的,要及时督促补齐。
(三)年终整理分类,各单位在文书处理的基础上,年终由兼职档案员负责收集整理,并根据形成文件的内容进行分类,分类的要求是:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
(四)卷内文件按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料的排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
七、文件管理
(一)上级来文,由办公室统一管理,一般不发给个人。局领导如因工作需要,可向办公室办理借阅手续,未办理借阅手续,任何人不得将文件取走。
(二)局领导退回阅文夹,办公室要对阅文夹中的文件逐件清点注销。如发现有未退的文件,应及时与有关局领导核查。
(三)转给有关科室阅办的文件,由办公室文书处理人员签收并负责登记、传递,办理完毕后及时退回局办公室。
(四)各级领导阅办完毕后的文件、资料及其他材料应如数退回,不得横传文件,如因横传而造成文件的丢失和泄密的,一律由本人负责。
 
办公室会务接待工作标准
一、按照建设节约型机关要求,落实节支措施,降低行政使用费用。
二、会议组织严密、准备充分,不得出现重大性失误。
三、局党支部会议,会议记录要认真完整,能够体现领导决策过程,会议材料保持齐全完整。
四、接待上级领导及考察团成员,按照“高效、节约、热情”的原则,做到超前考虑、服务周到、热情大方,充分展示五莲公路的良好形象。
五、上级安排的有关会议接待服务事宜,做到认真、及时完成。
 
办公室信访工作标准
一、加强对信访工作的领导,按照《信访工作条例》,认真研究和处理人民来信和来访。
二、办理信访事项,应查清事实,分清责任、妥善处理,避免矛盾激化。
三、按规定办理信访事项,在规定限期内办结,并及时反馈办理结果。
四、接访要求:能当场解决的,当场受理解决;不能当场受理解决的,登记备案,列入受理转办事项,尽快移交相关科室办理,同时,发放《信访工作办理回访登记表》,要求在承办时限内办结。
五、办公室负责上级部门转交、转办的来访来信件,负责处理群众、企业或单位信访投诉问题,负责群众、企业或单位来电举报违法建设的登记备案。
六、对接办受理的信访事项做好登记,妥善处理,对受理后移交到其他相关科室承办的信访件,要纳入跟踪督办程序,限期办理。
七、来访人送来信件直接送交局办公室,属于受理范围的,直接登记按程序处理。不属于受理范围的,说明理由,完善否定报备制,予以退回。
八、来访人员及来访电话反映情况的,由值班人员直接处理,重要事项需要登记转办处理的,按要求进行登记后按程序办理。
九、上级部门转交、转办的来访来信件,统一收文登记。
十、对来信来访反映的一般性问题,已有明确法律、法规、政策依据的,按科室职能、业务范围交予具体经办科室答复;对政策不明、有普遍性、有代表性、反复多次上访的问题,上报分管领导批阅后处理。
    十一、各科室受理后难以解决或处理的信访事项,按照业务相关、归口负责的原则处理。
十二、信访材料由办公室交办相关科室、人员之后,承办科室应在规定时限内,按要求办理落实,向来访人员反馈并征求处理意见后,并将办理落实书面情况连同转办资料原件交回办公室。因特殊原因无法在规定时限内办结的,要提前向办公室说明,视情况予以延期。
十三、以下情况,要予以督办、查办:
(一)无正当理由拒绝承办转办、交办信访件的;
(二)对承办工作不负责任,敷衍了事的;
(三)不按要求向来访人员反馈办理情况的;
(四)不能在时限内办结,又不向办公室办理延期的;
(五)来访人对承办人意见较大,反映强烈的;
(六)不按上级要求督办、查办的。
十四、信访办理时限要求:一般来电违法调查、来信批转件调查,原则上为1个工作日;对政策不明、有普遍性、有代表性、反复多次上访的问题,由分管领导批阅后,按领导批示时限办理。
 
办公室值班工作标准
 
一、建立昼夜值班制度,确保24小时有人值班,有值班记录,电话记录完整。
二、班子成员及科室负责人手机必须24小时开机,如联系方式发生变化,须立刻报局办公室。
三、值班员必须按时上、下班,坚守工作岗位,不得擅自离岗。
四、认真负责地处理好当班事项,做到不拖、不积压。
五、接听电话要文明、礼貌,言词清楚。认真做好值班记录,使记录内容全面、准确、清楚,并及时呈送有关领导阅批。
六、根据领导批示或口头吩嘱交办的事项,要迅速、全面、准确、安全、有效地传达到有关单位或个人,保证落实到位。办结后应及时向有关领导反馈办理结果。
  七、严格履行交接班手续,对当班未办结事项,由交班人当人当面向接班人交待清楚,并由值班科长进行监交。交接班时,必须按规范要求填写《交接班登记表》。
八、值班期间,不准喝酒、聊天、打扑克,白日值班不准看电视,不准非办公室工作人员在值班室挂发电话,不准无关人员翻阅值班记录。
七、值班员当班必须保持整洁、卫生,树立“窗口”形象。
 
办公室车辆管理工作标准
一、配备专兼职人员负责车辆安全、调度、维修、加油工作。
二、健全完善车辆、驾驶员管理规定和奖惩制度,确保无安全责任事故。
三、实行单车成本核算,落实节约措施,降低费用。
四、车辆必须定点加油、定点维修。
五、按时兑现驾驶员安全奖。
六、遇有重大活动时,各科室车辆服从办公室调度。
七、车辆应由专任司机驾驶,需由他人驾驶时,应善尽驾驶人责任。专任司机应每周实施定期检查及保养,以维持机件寿命,确保行车安全。
八、办公室保管车辆的有关证件及保险资料,并负责一切违规费的缴纳及维修。
九、需要使用车辆时,应事先填妥“派车单”一式二联,经单位主管核准后交管理部调派。无“派车单”者,禁止出车。
十、“行车纪录表”上所载里程数应与车辆里程表相符,不符的数应由司机负责缴纳差数里程的汽油费。
十一、节假日或上班时间外车辆的使用应呈请办公室主任核准后始准调派。
十五、车辆驶回后应停放在局院内指定场所,并将车门锁妥。
 
办公室后勤管理工作标准
一、加强行政后勤管理,搞好后勤服务,改善职工工作和生活条件,水电暖供应正常,维修及时,解除职工后顾之忧,保障机关工作正常有序运转。
二、开展机关后勤服务职工满意度调查,并保存问卷调查纪录。
三、建立机关、宿舍及职工食堂管理制度,保持环境卫生清洁。
四、加强办公区域卫生管理,保持环境卫生整洁,有检查记录。
五、办公室有禁烟标志,四季有花草。
六、加强办公用品采购、领用管理,建立台帐、完善制度,实行专人管理,领用、发放登记齐全。
七、严格考勤,执行请销假制度,按时上下班。
 
局域网管理工作标准
一、网站所有设备均由专人管理、操作,其他人员未经允许不得擅自操作。
二、网站电资源只为本网站所有设备正常运行提供能源,其它任何电器设备均不得使用该处电资源。
三、随时监控网站内的温度,合理使用空调机,以便最大限度地延长本处各种设备的使用寿命。
四、适时开关门窗,注意防尘、通风。
五、出入随手关门。下班时务必将门窗关好方可离开。
六、搞卫生时,要竭力避免用湿抹布擦拭设备外壳,以免机器内部受潮,发生故障。
七、注意防火。
八、本办所有使用电脑的工作人员应加强学习,熟悉电脑的基本操作和基本维护方法。
九、所有计算机必须安装杀毒软件,开启防病毒实时监控系统,防止病毒入侵破坏数据信息。
十、严禁涉密计算机上网。
十一、严格按照操作规程使用电脑,使用电脑前要认真检查电源、开关、插接口是否完好,额定电压是否正常,在一切正常的情况下,方可开机操作。关机后再次开机前,必须稍等片刻、不得连续快速开关,以免造成设备损坏,发生故障时,应迅速关闭所有电源开关,并通知有关技术人员检修。
十二、输入电脑的文件、资料,应该按秘密与非秘密文件分存于不同的文件夹。所有重要数据存储必须在软盘、U盘或移动硬盘上进行备份,注明备份时间和备份内容,并指定专人负责保管,统一编号、登记、定期清点。
十三、局域网站开通后,各科室有责任及时报送相关业务信息,对网站的建设、发展提出意见和建议。
十四、信息及时发布。对本局的各种新闻、通知等内容及时进行发布。
十五、实时更新网站各栏目内容,及时的收集资源,对网站各栏目内容进行实时更新。
十六、网站数据库定期备份。每天下班前将网站数据库复制保存,每周将网站数据库保存到移动硬盘上一次。
十七、网站信息发布管理。管理员职责:每天检查论坛和留言本的内容,对广告或其它不健康内容及时删除。对于经常发广告的账号,进行限制IP访问和删除账号的管理。论坛各版版主职责:定期检查所管理的版面,发现广告或者其它不健康的内容及时删除。
 
 
档案管理工作标准
一、体制人员
(一)应按照《中华人民共和国档案法》和《山东省档案条例》规定建立档案工作,明确分管领导,设立相应的档案工作机构,将档案工作纳入单位发展规划和年度工作计划。
(二)应配备相应的档案工作人员,建立档案工作网络。档案工作人员应忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力
(三)档案工作人员应相对稳定。工作调动时应办完档案移交手续,经同级档案行政管理部门审核后,才能离开岗位。
(四)应将档案工作列入各项工作程序,列入相关人员的岗位责任,并认真考核,严格奖惩。
二、制度设施
(一)全局应建立文件材料归档制度、档案保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用、档案设备维护使用、重大活动档案登记等制度。
(二)应设置规范标准的档案专用库房,能够容纳本单位全部档案,并留有一定的余地。
(三)在档案行政管理部门指导下,按照标准配置温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器等设施设备,达到“九防”要求,档案橱架、盒、夹、卷皮等档案装具应规范标准,数量充足。
(四)应设置能够满足查阅需要的阅览室。
(五)档案管理应纳入单位办公自动化程序,与单位管理现代化同步发展。
三、管理利用
(一)按文件归档制度要求收集归档。
(二)各类档案整理符合国家标准要求。
(三)单位所有档案应实行集中统一管理。
(四)建立全宗卷。
(五)严格库房管理,定期检查。
(六)定期进行档案情况统计,及时填报各类档案统计报表。
(七)成立档案鉴定组织,按规定进行档案鉴定销毁。
(八)按规定向档案馆移交档案、电子文档。
(九)按时向档案馆报送现行文件、资料。
(十)编制案卷目录、全引目录(或归档文件目录)、专题目录、文号索引等检索工具。按照著录规则规定建立档案目录数据库,逐步实现档案检索自动化。
(十一)编制或续编全宗指南、大事记和各种档案文件专题汇编,并配合单位工作需要,主动编写深层次、有使用价值的档案资料。
(十二)档案部门应了解利用需求,采取多种形式为单位各项工作服务。严格借阅登记和利用效果反馈登记,定期编印档案利用效果实例汇编。
四、监督指导
(一)根据国家和省有关规定,结合实际,制订本单位或本系统档案工作办法。
(二)档案部门应对本单位文书部门和业务部门的文件材料形成、归档工作及所属单位的档案工作进行监督指导。
(三)档案部门应对本单位家庭建档工作进行指导。
(四)组织所属单位档案人员及本单位兼职档案人员进行业务研究,参加档案行政管理部门组织的业务培训,及时更新知识,提高技能。
(五)接受同级档案行政管理部门和上级业务主管部门(单位)监督和指导,及时制发本单位、本系统档案工作计划、总结,并报同级档案行政管理部门。
五、家庭档案
(一)全局领导干部与专职档案员必须建立家庭档案,全局至少8份家庭档案。
(二)做好家庭档案全宗卷工作。
 
工 作 职 责
办公室职责
一、贯彻执行党的路线、方针、政策和上级的指示及各项规定,结合公路事业的实际,制定细则,并组织实施。
二、深入开展文明行业创建,积极开展公路四化管理,努力做到工作流程标准化、制度规范化、资源集约化和管理人本化。
三、负责对全局的日常工作的综合协调和监督检查;负责文书收发、档案管理、印章管理、起草有关文件材料和机要保密等秘书事务;负责信息工作。
四、负责全局有关会议的会务工作。负责对外联系接待及局机关的财务、资产管理、人事劳动、车辆管理等行政后勤的管理服务工作。
五、协调处理人民来信来访。
六、制订并实施机关行政管理有关规章制度。
七、积极完成领导交办的其它事宜。
 
办公室主任职责
一、主持办公室全面工作,协调单位内外关系。
二、及时了解掌握单位工作情况,进行综合分析,协助制定单位工作计划,当好领导参谋与助手。负责单位目标管理的制定、分解、督促、落实和汇报。
三、做好行政会议及职工大会的准备、组织、记录等工作。检查会议落实和贯彻执行情况。
四、负责对单位发文件及年度工作总结,综合材料及各类文件的起草、资料分类、归档工作。
五、承办上级部门主办的事项和单位领导层的集体决策及领导个人交办的事项。
六、负责单位对外联络,来信来访,及时妥善解决处理。
七、负责对重要决策和工作布置贯彻情况进行督促、检查,反馈重要信息。
八、对上级下发的文件、电报提出处理意见、对各科室报送的重要公文组织核稿、批注或批办。
九、根据单位领导意见,做好单位印章保管,使用工作。
十、完成领导交办的其它工作任务。
 
文秘人员工作职责
一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。
二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。
三、做好各种会议的记录及会务工作。
四、负责办公室文档、图书资料、办公设备等管理工作。
五、准确迅速的传达领导交办的各项工作任务,并督促检查任务执行情况。
六、做好来访接待工作。
七、做好联网微机管理工作,每天定时开机接收文件;做好信息收集及报送工作。
八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。
九、及时宣传好人好事及重大事宜,定期或不定期向学院宣传部及有关新闻单位投稿,做好《日照公路》信息报送工作。 
    十、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理。
 
档案员职责
1、认真贯彻实施档案法规,忠于职守,尊纪守法,熟悉档案业务。
2、加强对机关各科室形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作及本系统档案工作的监督和指导。
3、定期对机关科室档案人员进行培训,组织档案学术交流。
4、做好本机关档案资料的收集、整理、安全、保管、开发利用工作。
5、做好档案鉴定、销毁、统计工作,按规定向档案行政管理部门报送统计报表和向档案馆移交应进馆的档案。
6、及时制发本机关档案工作计划总结,并报同级档案行政管理部门。
7、定期向分管领导请示汇报档案工作,完成领导交办的其他有关档案业务工作。
 
水电工职责
一、  作主动,服从安排,服务意识强。
二、廉洁奉公,遵纪守法,爱护学校财产。
三、定期检查维护供电、发电设施,发现问题及时处理;按电力部门的要求管好配电间,保证安全用电,杜绝事故的发生。
四、科室和家属楼申报的维修项目,应以最快的速度维修好,力争把损失减到最小。突发事件及时处理。
五、对办公室及公共场所的线路、插座、开关设施要经常检查,发现问题及时报告和处理,避免和防止因电气设施漏电、断电、触电伤人造成的供电事故。
六、对机关照明要一天两检查,发现问题及时处理。
七、当发生意外供电事故时,要立即赶到现场做出妥善处理。
八、努力钻研水电等业务,不断提高自身素质。
 
驾驶员职责
一、认真钻研业务,熟练掌握驾驶技术。
二、严格执行车辆管理规定,不准擅自出车或将车交他人使用。
三、负责高效、安全地完成领导和办公用车。
四、负责车辆的年检、年审、维护、保养等工作。
五、严格按派车单出车,不私自改变出车路线,做到热情服务。
六、每次出车回来,向领导汇报用车情况,并填写车辆使用登记。  
七、保持车辆清洁,使车辆始终处于良好的技术状态。
八、每日养成自查、自检的良好习惯,保持车辆处于良好状态,不驾驶有故障的车上路。
九、完成领导交办的其它工作。
 
网络安全管理员的职责
一、 网络安全管理员主要负责机关网络(包含局域网、广域网)的系统安全性。
二、 负责日常操作系统、网管系统、邮件系统的安全补丁、漏洞检测及修补、病毒防治等工作。 
三、 网络安全管理员应经常保持对最新技术的掌握,实时了解INTERNET的动向,做到预防为主。 
四、 良好周密的日志记录以及细致的分析经常是预测攻击,定位攻击,以及遭受攻击后追查攻击者的有力武器。察觉到网络处于被攻击状态后,网络安全管理员应确定其身份,并对其发出警告,提前制止可能的网络犯罪,若对方不听劝告,在保护系统安全的情况下可做善意阻击并向主管领导汇报。 
五、 在做好本职工作的同时,应协助机房管理人员进行机房管理,严格按照机房制度执行日常维护。 
六、 每月安全管理人员应向主管人员提交当月值班及事件记录,并对系统记录文件保存收档,以备查阅。
 
办公室工作细则
一、招接待及会议室服务工作
(一)对外接待服务由主任统筹安排,其他工作人员具体配合,要求经济、周密、规范、高效。
(二)领导办公室和局办公室应保证茶叶、茶杯齐全,局领导和办公室的重要客人,应有办公室专人引领并砌茶倒水,具体由专职工作人员负责,办公室其他成员协助。
(三)局会议室和接待室分别有专人负责,要求热情礼貌,服务周到。招接待茶叶、烟由分工人员管理。
二、公文处理工作
(一)拿文。文书人员负责。
(二)来文办理。由文书登记填写完毕,送分管主任审核后,送主任拟办,再送局领导签批,并按领导批示,送分管领导和有关科室阅办。坚持急文急办,特文特办的原则,加快流转速度,及时办理落实。文件办理完毕,由办理科室负责人签字、写出阅办结果后,分类归档。科室需要保存的文件,通知有关科室复印保存,原文归档,具体由文书人员负责。
(三)本局发文。各科室需要发出的文件、便函、明传电报,经承办科室负责人审核后,先由主任审核,再送局领导审签和签发,经签发的文件交由文印人员负责印制,印制的文件清样送主任复审无误,予以登记编号后,由文印人员按印制份数印制文件并负责文件发送及存档。
(四)保密文件由文书负责保管,禁止随处存放、禁止无关人员翻阅。
三、文秘及信息调研工作
(一)办公室承办的各种材料,由主任安排文书协助完成,成稿后由主任审核把关。
(二)信息归档及本局大事记由文书负责。
(三)按时完成局领导安排的调研任务。
(四)办公室调研课题由主任安排或分管主任提出意见,并由分管主任负责组织落实,调查报告或调研报告成稿后由主任审核,呈报领导阅,上报有关部门。
四、后勤管理工作
(一)主任负责机关后勤管理,以及土地、房改、基建、庭院卫生、办公室考勤工作。
(二)机关大楼卫生管理由主任负责,确保大楼整洁卫生
(三)物品审批购置由分工人员负责。
(四)办公用品和招待物品的管理由分工人员负责,并编制入库、出库台帐,领用物品填写领用单,由主任审批。
五、档案工作
分管主任分工负责,档案管理人员具体负责档案管理、升级工作。
六、文印工作
文件、资料的复(打)印实行审批制度。由承办科室填写“文件复(打)印签批单”,由主任签批同意后,文印人员予以复(打)印。
七、督查工作
由分管主任负责,由文书、秘书和值班人员具体落实。
八、报刊发送工作:
分工人员负责做到当天报刊当天发送。
九、车辆管理工作
主任负责车辆调度、派修加油、驾驶员培训管理和安全行车。
 
办公室人员守则
一、认真学习马列主义毛泽东思想,邓小平理论、三个代表重要思想和科学发展观,坚决贯彻执行党的路线、方针、政策,严格遵守国家的法律法规,在思想上、政治上同党中央保持高度一致,顾全工作大局,维护机关团结
二、牢固树立全心全意为人民服务的宗旨,不断增强事业心和责任感,始终保持积极向上的精神状态,树立良好形象,强化服务意识,努力提高三个服务水平。
三、坚持实事求是的思想路线,如实反映情况,不弄虚作假,不欺上瞒下,有喜报喜,有忧报忧。
四、努力学习科学文化知识和业务知识,不断提高业务水平,增强改革创新意识,更好的发挥参谋助手作用。
五、树立块准细严实的工作作风,严格按照程序、规范办事,努力提高工作效率和工作质量,提倡马上就办、雷厉风行的工作作风,工作不推诿扯皮,不延时误事
六、树立全局观念,识大体、顾大局,令行禁止,维护集体权威、荣誉和形象,协调好上下各方面的关系,确保机关上下通气,步调一致,运转有序,发扬团结协作的精神,形成工作合力。
七、严格执行廉洁自律的各项规定,不利用工作之便和打领导旗号索利谋私,不接受有碍公务的礼物和宴请。
八、严格组织纪律,坚决克服自由主义,不制造、散布、听信谣言,不背后议论,不搬弄是非;不传播小道消息;搞五湖四海,不拉帮结伙,不搞吃吃喝喝、拉拉扯扯,个人服从组织,下级服从上级;自觉遵守各项规章制度,做到早上班,晚下班,不串岗,不在工作时间办私事。
九、严格请示报告制度。工作中遇到问题、发现情况要及时主动向主任请示汇报,不越权越位行事。
十、增强保密观念,保守党和国家的机密,严防失泄密问题发生。
 
附件
 
中国共产党机关公文处理条例
(中办发 [1996] 14 号 1996 年 5 月 3 日)
第一章 总 则
第一条 为适应中国共产党机关(以下简称党的机关)工作的需要,实现党的机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化、制定本条例。
第二条 党的机关的公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。
第三条 公文处理是包抓公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则,做到准确。及时、安全、保密。
第五条 党的机关的办公厅(室)主管本机关的公文处理工作,并对下级机关的公文处理工作进行业务指导。
第六条 党的机关的办公厅(室)应当设立秘书部门或者配备秘书人员具体负责公文处理工作,并逐步改善办公手段,努力提高工作效率和质量。秘书人员应当具有较高的政治和业务素质,工作积极,作风严谨,遵守纪律,恪尽职守。
第二章 公文种类
第七条 党的机关公文种类主要有:
(一)决议:用于经会议讨论通过的重要决策事项。
(二)决定:用于对重要事项作出决策和安排。
  (三)指示:用于对下级机关布置工作,提出开展工作的原则和要求。
  (四)意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。
  (五)通知:用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
  (六)通报:用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
  (七)公报:用于公布发布重要决定或者重大事件。
  (八)报告:用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。
  (九)请示:用于向上级机关请求指示、批准。
  (十)批复:用于答复下级机关的请示。
  (十一)条例:用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
  (十二)规定:用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
  (十三)函:用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
  (十四)会议纪要:用于记载会议主要精神和议定事项。
 
第三章 公文格式
 
  第八条 党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围。主题词、抄送机关、印制版记组成。
  (一)版头由发文机关全称或者规范化简称加"文件"二字或者加括号标明文种组成,用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文,版头可以用主办机关名称,也可以并用联署机关名称。在民族自治地方,发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印制。
  (二)份号公文印制份数的顺序号,标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。
  (三)密级,公文的秘密等级,标注于份号下方。
  (四)紧急程度对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”,紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
  (五)发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成,标注于版头下方居中或者左下方。联合行文,一般只标明主办机关的发文字号。
  (六)签发人上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”,“签发人”后面标注签发人姓名。
  (七)标题由发文机关名称、公文主题和文种组成,位于发文字号下方。
  (八)主送机关主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称,位于正文上方,顶格排印。
  (九)正文公文的主体,用来表达公文的内容,位于标题或者主送机关下方。
  (十)附件公文附件,应当置于主件之后,与主件装订在一起,并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。
  (十一)发文机关署名应当用全称或者规范化简称,位于正文的右下方。
  (十二)成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期;联合行文,署最后签发机关领导人的签发日期;特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日,位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文,成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
  (十三)印章除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外,公文应当加盖发文机关印章。
  (十四)印发传达范围 加括号标注于成文日期左下角。
  (十五)主题词按上级机关的要求和《公文主题词表》标注位于抄送机关上方。
  (十六)抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。
  (十七)印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成,位于公文末页下端。
  第九条 公文的汉字从左至右横排;少数民族文字按其书写习惯排印。公文用纸幅面规格可采用 16 开型(长 260 毫米,宽 184 毫米),也可采用国际标准 A4 型(长 297 毫米,宽 210 毫米)。左侧装订。
  第十条 党的机关公文版头的主要形式及适用范围:
  (一)《中共 XX 文件》用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策,作出重要工作部署,转发上级机关的文件,批转下级机关的重要报告、请示。
  (二)中国共 产党 XX 委员会(XX)》用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示、向上级机关报告、请示工作。
  (三)中共 XX 办公厅(室)文件》、《中共 XX 办公厅(室)(XX)》用于各级党委办公厅(室)根据授权,传达党委的指示,答复下级党委的请示,转发上级机关的文件,批转下级机关的报告、请示、发布有关事项向上级机关报告请示工作。
  (四)《中共 XX 部文件》、《中共 XX 部(XX)》用于除办公厅(室)以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项,向上级机关报告、请示工作。
 
第四章 行文规则
 
第十一条 行文应当确有需要、注重实效、坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。
  第十二条 党的机关的行文关系,根据各自的隶属关系和职权范围确定。
  (一)向上级机关行文,应当主送一个上级机关如需其他相关的上级机关问知,可以抄送。不得越级向上级机关行文,尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级机关。
  (二)向下级机关的重要行文,应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
  (三)党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。党委办公厅(室)根据党委授权,可以向下级党委行文;党委的其他部门,不得对下级党委发布指示性公文。部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。
  (四)同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。
  (五)不相隶属机关之间一般用函行文。
  第十三条 受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复其请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文,应当抄送其另一上级机关。
  第十四条 向上级机关请示问题,应当一文一事,不应当在非请示公文中夹带请示事项。
  请示事项涉及其他部门业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报;经过协商未能取得一致意见时,应当在请示中写明。除特殊情况外,请示应当送上级机关的办公厅(室)按规定程序处理,不应直接送领导者个人。
  党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权,不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。
  第十五条 对不符合行文规则的上报公文,上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。
 
第五章 公文起草
 
第十六条 起草公文应当做到:
  (一)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示,完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接。
  (二)全面、准确地反映客观实际情况,提出的政策、措施切实可行。
  (三)观点明确,条理清晰,内容充实,结构严谨,表述准确。
  (四)开门见山,文字精练,用语准确,篇幅简短,文风端正。
  (五)人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案,计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。
  (六)文种、格式使用正确。
  (七)杜绝形式主义和繁琐哲学。
  第十七条 起草重要公文应当由领导人亲自动手或亲自主持、指导,进行调查研究和充分论证,征求有关部门意见。
 
第六章 公文校对
 
第十八条 公文文稿送领导人审批之前,应当由办公厅(室)进行校核。公文校校的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。公文校核的内容是:
  (一)报批程序是否符合规定;
  (二)是否确需行文;
  (三)内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的批示精神,是否完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接;
  (四)涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;
  (五)所提措施和办法是否切实可行;
  (六)人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本条例的规定。
  第十九条 文稿如需作较大修改,应当与原起草部门协商或请其修改。
  第二十条 已经领导人审批过的文稿,在印发之前应再作校核。校核的内容同第十条(六)款。经校核如需作涉及内容的实质性修改,须报原审批领导人复审。
 
第七章 公文签发
 
  第二十一条 公文须经本机关领导人审批签发。重要公文应当由机关主要领导人签发。联合发文,须经所有联署机关的领导人会签。党委办公厅(室)根据党委授权发布的公文,由被授权者签发或者按照有关规定签发。领导人签发公文,应当明确签署意见,并写上姓名和时间。若圈阅,则视为同意。
 
第八章 公文办理和传递
 
  第二十二条 公文办理分为收文和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理,发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。
  (一)签收收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。签收公文应当逐件清点,如发现问题,应当及时向发文机关查询,并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。
  (二)登记公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。登记应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。
  (四)拟办秘书部门对需要办理的公文提出办理意见,并提供必要的背景材料,送领导人批示。
  (五)分发秘书部门根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。
  (六)传阅秘书部门根据领导人批示或者授权,按照一定的程序将公文送有关领导人阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。
  (七)承办主管部门对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应当直接答复呈文机关;凡涉及其他部门业务范围的事项,承办部门应当主动与有关部门协商办理;凡须报请上级机关审批的事项,承办部门应当提出处理意见并代文稿,一并送请上级机关审批。
  (八)催办秘书部门对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个五一节。对紧急或者重要公文应当及时催办,对一般公文应当定期催办,并随时或者定期反馈办理情况。
  (九)核发秘书部门在公文正式印发前,对公文的审批手续、文种、格式等进行复核,确定发文字号、分送单位和印制份数。
  (十)印制应当做到准确、及时、规范、安全、保密。秘密公文应当由机要印刷厂(或一般印刷厂的保密车间)印制。
  第二十三条 公文处理过程中,应当使用符合存档要求的书写材料。需要送请领导人阅批的传真件,应当复制后办理。
  第二十四条 秘密公文应当通过机要交通(或机要通信)传递、密电传输或者计算机网络加密传输,不得密电明传、明电密电混用。
 
第九章 公文管理
 
第二十五条 党的机关公文应当发给组织,由秘书部门统一管理,一般不发给予个人。秘书部门应当切实做好公文的管理工作,既发挥公文效用,又有利于公文保密。
  第二十六条 党的机关秘密公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行,下级机关、不相隶属机关如需变更,须经发文机关批准。
  第二十七条 公开发布党的机关公文,须经发文机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
  第二十八条 复制上级党的机关的秘密公文,须经发文机关批准或者授权。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数;复印件应当加盖复印机关印记。复制的公文应当与正式印发的公文同样管理。
  第二十九条 汇编上级党的机关的秘密公文,须经发文机关批准或者授权。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。
  第三十条 绝密级公文应当由秘书部门指定专人管理,并采取严格的保密措施。
  第三十一条 秘书部门应当按照规定对秘密公文进行清理、清退和销毁,并向主管机关报告公文管理情况。
  销毁秘密公文,必须严格履行登记手续,经主管领导人批准后,由二人监销,保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。
  第三十二条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文立卷后按照有关规定移交档案部门,其他公文按照有关规定登记销毁。工作人员调离工作岗位时,应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。
 
第十章 公文立卷归档
 
  第三十三条 公文办理完毕后,秘书部门应当按照有关规定将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全,进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。
  第三十四条 两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关立卷归档,相关机关保存复制件。机关领导人兼任其他机关职务的,在履行其所兼职务过程中形成的公文,由其兼职的机关立卷归档。
 
第十一章 公文保密
 
  第三十五条 公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保安法规,遵守党的保密纪律,确保党和国家秘密的安全。
  第三十六条 党内秘密公文的密级按其内容及如泄露可能对党和国家利益造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。不公开发表又未标准密级的公文,按内部公文管理。
  第三十七条 发文机关在拟制公文明,应当根据公文的内容和工作需要,严格划分密与非密的界限;对于需要保密的公文,要准确标注其密级。公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。
 
第十二章 附 则
 
  第三十八条 本条例适用于中国共 产党各级机关。
  第三十九条 本条例由中共中央办公厅负责解释。
  第四十条 本条例自发布之日起施行。
 
中共山东省机关公文处理规定(试行)
 
第一章 总  则
 
第一条 为促进中共山东省各级机关(以下简称党的机关)公文处理工作的规范化、制度化、科学化,根据《中国共产党机关公文处理条例》及有关规定,结合我省实际,制度本规定。
第二条 党的机关的公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、部署和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况,通报和发布重要事项的工具。
第三条 公文处理是包括公文拟制、办理、管理、整理归档在内的一系列衔接有序的工作。
第四条 公文处理应坚持实事求是的原则,按照行文机关要求和公文处理规定进行,做到统一规范、准确及时、安全保密。
第五条 党的机关办公室(厅)主管本机关的公文处理工作,主要任务是:制定实施本机关公文处理规章制度;负责本机关公文的制发、收文处理及公文的管理、清退、归档等工作;负责公文处理中的督促检查、安全保密工作;对下级机关的公文处理工作进行业务指导,组织业务交流和业务培训。
第六条 党的机关办公室(厅)应设立秘书部门或配备秘书人员具体负责公文处理工作。要建立公文处理工作责任制和激励机制,对工作中做出突出成绩的单位和个人,应予以表彰。
第七条 注重办公自动化、信息化建设,努力改善办公手段,逐步实现公文的网络传输,努力提高工作质量和效率。
第八条 从事党的机关公文处理工作的秘书人员应为中共党员,一般具有大专以上学历;应具有较高的政治和业务素质,勤于学习,作风严谨,遵守纪律,忠于职守,乐于奉献。
 
第二章 公文种类
 
第九条 党的机关公文种类主要有:
(一)决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。
(二)决定 用于对重要事项作出决策和安排。
(三)指示 用于对下级机关布置工作,提出开展工作的原则和要求。
(四)意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。
(五)通知 用于发布党内规章、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。
(六)通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
(七)公报 用于公开发布重要决定或重大事件。
(八)报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。
(九)请示 用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复 用于答复下级机关的请示。
(十一)条例 用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
(十二)规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
(十三)函 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
(十四)会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。
除上述主要文种外,还有办法、细则等其他文种。办法,主要用于对规范某项工作、活动等提出具体意见和要求;细则,条例、规定、办法等的派生文种,主要用于对条例、规定、办法等进行解释或说明,对贯彻条例、规定、办法等作出详细而具体的规定。
 
第三章 公文格式
 
第十条 党的机关公文一般由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
(一)版头 由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或加圆括号标明文种组成。版头用套红大字居中印在公文首页上部,括号内标注文种的字不套红印刷。联合行文,版头一般用主办机关名称,也可并用联署机关名称。版头使用联署机关名称时,组成版头的“文件”二字置于联署机关名称后中间位置。
(二)份号 公文印制份数顺序号。由表示顺序号的英文缩写字母“№”和阿拉伯数字组成,顶格标注于公文首页版头左上角。标注密级的公文应标明份号。
(三)密级 公文的秘密等级。顶格标注于份号下方,标注密级的字与字之间空1个字。
(四)紧急程度 公文送达和办理的时间要求。标注于密级下方。紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。紧急电报分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”,其位置按有关电报格式的规定标注。确定公文的紧急程度应实事求是,防止随意性。公文标注紧急程度的字与字之间空1个字。
(五)发文字号 由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。标注于版头下方。普发性公文发文字号标注于版头下方、横线之上居中位置;标注“签发人”的公文,发文字号居左空1个字标注于横线之上位置;函件的发文字号可标注于机关名称及横线右下方位置。组成发文字号各要素的排列顺序依次为发文机关代字、发文年度、发文顺序号。发文年度采用公元纪年全称,置于“〔〕”内。一种版头一般使用一种发文字号;联合行文,一般只标明主办机关的发文字号。
(六)签发人 上报公文应标注“签发人”。“签发人”位于横线之上发文字号右侧,后面加冒号。“签发人”后面居右空1个字标注签发人姓名。联合上报的公文,同时标注联署机关签发人姓名,其排列顺序按联署机关顺序由上至下排列。
(七)横隔线 隔开公文版头部分与行文部分的横线。有固定版头的普发性公文,由两侧宽同版心的红色横线、中间加红色五角星组成;无固定版头的一般函件等为一条红线,中间不加五角星。横隔线位于版头下沿25毫米处。
(八)标题 由发文机关全称或规范化简称、公文主题、公文文种组成,位于横隔线下方,居中排列。标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号、有的可加顿号或逗号外,一般不加其他标点符号。公文标题文字排列需回行时应做到词意完整、排列对称、庄重大方。联合行文,公文版头使用主办机关名称时,标题中的发文机关使用联署机关名称,也可简化为主办机关名称加“等部门”字样;使用联署机关名称时,标题中可省略发文机关。
(九)主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称、规范化简称或同关型机关的统称,位于标题之下、正文上方,顶格排印,并加冒号。决议、决定、意见、规定、会议纪要等文种不标注主送机关。
(十)正文 公文的主体。用来表述公文的内容。标注主送机关的公文,正文位于主送机关下方;不标注主送机关的公文,正文位于标题下方。公文首页正文文字应不少于2行。
(十一)附件 公文正文的说明、补充或参考材料,是公文的组成部分。公文如有附件,在正文之后、发文机关署名之前(正文下空1行左空2字)标注“附”,后标冒号和附件名称;也可在正文中涉及附件内容处,标注“(见附件)”或“(附后)”。有两件及两件以上附件时,应在附件名称前按顺序用阿拉伯数字标明顺序号。附件名称后不标标点符号。附件置于主件之后,与主件装订在一起。附件材料左上角顶格标注“附件”,两件及两件以上附件按顺序标注“附件1”、“附件2”等,后标冒号。
被批转的下级机关和被转发的上级、同级机关的公文,不属公文附件,在批转、转发“通知”之后另页排印,不加附件标注。
(十二)发文机关署名 公文制发机关名称。发文机关署名应使用全称或规范化简称,标注于正文后空1行右空3个字位置。公文一般以机关名义署名,特殊情况需要以机关领导人署名的,应当写明职务。正文末页无空间署名时,可另加空白页标注,并在该页第2行左空2个字标明“(此页无正文)”。
(十三)成文日期 公文制成的时间。一般署会议通过日期或领导同志签发日期,联合行文,署最后签发机关领导同志签发日期;特殊情况署印发日期。标注主送机关的公文成文日期标注于正文后发文机关署名下行右空1个字位置;不标注主送机关的公文,成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。意见、规定等以通知形式印发时,属本机关名义的行文,不署成文日期;属转、印发其他部门的行文,署成文日期。成文日期用阿拉伯数字写明年、月、日全称。
(十四)印章 公文发生效力的凭据。除有固定版头的普发性公文、无主送机关的公文和会议纪要外,公文一律加盖发文机关印章。用印要上不压正文,下压发文机关署名或成文日期。联合行文需盖印时,分别在并列平行的联署机关名称位置盖印。
(十五)印发传达范围 公文发放、传达的范围。一般用于向下普发及无主送机关的公文。标注主送机关的公文,印发传达范围加圆括号标注于成文日期下空1行左空2个字位置;无主送机关的公文加圆括号标注于正文后下空1行左空2个字位置。
(十六)主题词 主题词按中共中央办公厅秘书局编制的《公文主题词表》标注,位于抄送机关上方,用一条宽同版心的反线与抄送机关相隔。“主题词”后加冒号。主题词的词目一般在10个以内,词目之间空1个字。
主题词由反映公文内容、公文主题及公文种类的词组成,一般根据公文内容和形式,从《公文主题词表》中选出恰当表达公文主题的词标注。《公文主题词表》中未涉及的词,可根据公文内容自行拟定,自行拟定的词后加“△”。
主题词排列顺序应内容在前形式在后,整体在前部分在后,概括在前分述在后,反映中心主题的主题词在前,反映各部分内容的主题词在后。
(十七)抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关标注于主题词下方、印制版记上方,用一条宽同版心的正线与印制版记相隔,后标冒号。各抄送机关间用顿号或逗号隔开,最后一个秒送机关后标句号。
(十八)印制版记 由公文印发机关名称、印发日期和印制份数组成,置于公文末双页码下方。印发机关名称和印发日期单列一行位于同一行的两端;印制份数单列一行加圆括号注明“共印××份”标注于印发日期下方居右空1个字位置,此两行之间用一条宽同版心的反线相隔。如属翻印件,则在印发机关名称和印发日期下方单列一行标注翻印机关名称、翻印日期,行间用一条宽同版心的正线相隔。翻印份数单列一行加圆括号标注于翻印日期下方居右空1个字位置,行间用一条宽同版心的反线相隔。
第十一条 公文用纸幅面规格一般采用16开型(长260毫米,宽184毫米),也可采用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)。左侧装订。
第十二条 公文汉字从左至右横排。使用16开型纸张的公文,版心一般为20行,每行25个字;使用A4型纸张的公文,版心一般为22行,每行28个字。行间一般空一个同字号的距离。
第十三条 党的机关公文版头主要形式及适用范围:
(一)《中共××委文件》 适用于各级党委发布、传达贯彻党的方针政策,作出重要工作部署,转发上级机关的文件,批转下级机关的重要报告、请示等。
(二)《中国共产党××委员会()》 适用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示,向上级机关报告、请示工作等。
(三)《中共××委办公室(厅)文件》、《中共××委办公室(厅)()》 适用于各级党委办公室(厅)根据授权,传达本级党委或领导机关的指示,答复下级党委或部门的请示,转发上级机关的公文,批转下级机关的报告、请示,发布有关事项,向上级机关报告、请示工作等。
(四)《中共××部文件》、《中共××部()》 适用于党委各部委发布本部委职权范围内的事项,向上级机关报告、请示工作等。
(五)《中共××党组(党委)文件》、《中共××党组()》、《中共××党委()》 适用于各级国家机关人民团体、企事业单位等部门党组(党委)对本机关和直属单位的党组织部署工作,向上级党委报告、请示工作等。
第十四条 党的机关制发电报,执行电报制发的格式规范。
 
第四章 公文行文规则
 
第十五条 行文应确有需要,可发可不发的公文不发。凡法律法规已有明确规定的不另发文,已全文公开播发见报的一般不另印发文件。行文要简明扼要,文字精练,可长可短的公文要短。
第十六条 严格按照隶属关系和职权范围行文。党委及其部委职权范围内的工作,以党委及其部委名义行文;非党的机关的部门或单位以本部门、单位党组织名义向党的机关行文。
第十七条 行文要注重针对性、可操作性。贯彻落实上级机关文件精神的行文,要结合本地区、本部门、本单位实际提出具体贯彻落实意见,不得照抄照转,层层转发。
第十八条 党的各级机关行文关系根据各自隶属关系和职权范围确定。
(一)向上级机关行文,应主送一个上级机关,如需其他上级和相关的上级机关阅知,可以抄送。不得越级向上级机关行文,尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时,应同时抄送被越过的上级机关。
(二)向上级机关行文,不得主送、并报和抄送上级机关领导同志个人,不得主送上级机关办公室(厅)。向上级机关的重要行文,不得以本机关办公室(厅)的名义。
(三)向下级机关的重要行文,应同时抄送发文机关的直接上级机关。
(四)同级党的机关、党的机关与同级其他机关必要时可联合行文。
(五)尽量减少联合行文。纯属党委或政府职权范围内的工作,一般不以党委、政府或党委办公室(厅)、政府办公室(厅)名义联合行文。报党委的文件如有必要同时报政府,主送单位应写“党委、政府”;报政府的文件如有必要同时报党委,主送单位应写“政府并报党委”。主送“党委、政府”的文件,由党委办公室(厅)负责办理;主送“政府并报党委”的文件,由政府办公室(厅)负责办理。
(六)党委办公室(厅)根据党委授权,可以向下级党委行文。党委各部委在各自职权范围内可以向下级党委相关部门行文,不得向下级党委发布指示性公文,也不能要求下级党委向本部委报文。部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。
党委工作部门向下级党委相关部门的重要行文,经党委领导同志审签后,文中可表述“已经×党委负责同志同意”。
(七)不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等,一般用函行文。
第十九条 受双重领导的机关向上级机关行文,应写明主送机关和抄送机关;对于下级机关的请示事项,由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文,应抄送其另一上级机关。
第二十条 向上级机关请示问题,应一文一事,不得在非请示公文中夹带请示事项。
请示事项涉及其他部门业务范围时,应经协商并取得一致意见后上报;经协商未能取得一致意见时,应在请示中写明。
党委各部委应向本级党委请示问题,向上级党委主管部门请示重大问题,需经本级党委同意或授权。
各级党的机关受理下级机关的请示事项,需要请示上级机关时,另以本机关名义行文,不得以转报形式将下级机关的请示上报上级党的机关。
向上级机关请示问题,同时需要说明情况的,以“请示”行文,不以“报告”行文。
第二十一条 各级党的机关应严格按照行文规则行文,行文一律由机关办公室(厅)统一审核。对不符合行文规则的上报公文,上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。
 
 
第五章 公文起草
 
第二十二条 起草公文应做到:
(一)符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示精神,完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文内容相衔接。
(二)全面、准确地反映客观实际情况,提出的政策、措施切实可行。
(三)观点明确,条理清晰,内容充实,结构严谨,表述准确。
(四)文字精练,用语准确,篇幅简短,文风端正。
(五)人名、地名、时间、数字、引文准确。汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案,计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。
(六)公文中引用的内容必须准确无误,必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题,后引发文字号。引用公文标题使用简称时,先用全称,并注明简称。
(七)文种、格式使用正确,主、抄送单位标注及密级划定准确。
第二十三条 公文一般由发文机关起草,也可授权有关部门、单位代起草文稿。
部门、单位代党的机关起草文稿,一般应经党委授权或党委领导同志授意,未经党委授权或党委领导同志授意,有关单位认为有必要以党的机关名义行文时,应先行书面请示党委同意。
下级机关请求上级机关批转公文,应书面写明理由、行文依据和会签情况。
第二十四条 起草重要公文应由领导同志亲自动手或亲自主持、指导,进行调查研究与充分论证,征求有关部门的意见。办公室(厅)和有关部门要按照领导同志要求,做好公文起草相关工作。
第二十五条 书写公文应使用符合存档要求的纸张材料,书面修改和签批公文要使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水,不使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等,签批、修改时应在公文纸左侧留出装订位置。
 
第六章 公文校核
 
第二十六条 公文文稿送领导同志审批之前,应由党的机关办公室(厅)进行校核。党的机关办公室(厅)及部门、单位应设立专门岗位或确定专门人员负责文稿校核工作。公文校核的基本任务是协助机关领导同志保证公文质量。
第二十七条 公文校核的内容是:
(一)报批程序是否符合规定;
(二)是否确需行文;
(三)文稿内容是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关指示精神,是否完整、准确地体现发文机关意图,并同现行有关公文精神相衔接;
(四)涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;
(五)所提措施和办法是否切实可行;
(六)人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、紧急程度、印发传达范围、主题词是否准确恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字用法及文种使用、公文格式是否符合《中国共产党机关公文处理条例》和本规定的要求。
第二十八条 文稿如需作较大修改,应与起草部门协商或请其修改。经协商仍不能取得一致意见时,应报请领导同志审定。
第二十九条 联合行文由联署机关的秘书部门进行校核。党委、政府联合行文,公文内容属党委职责范围、起草单位为党委部门的,由党委办公室(厅)校核办理;公文内容属政府职责范围、起草单位为政府部门的,由政府办公室(厅)校核办理。
第三十条 部门、单位代党的机关起草的文稿,统一由本部门、单位专门岗位或有关人员审核,并经主要责任人审签后,再送党的机关办公室(厅)按程序办理,不得直接送党的机关领导同志个人。未经党的机关办公室(厅)审核的文稿,党的机关领导同志不予受理,由党的机关办公室(厅)退有关部门按程序办理。
第三十一条 已经党的机关领导同志审定的文稿,在印发之前秘书部门应再作校核。经校核如需作涉及实质性内容的修改,须报原审批领导同志复审。
 
第七章 公文签发
 
第三十二条 公文须经本机关领导同志审批签发。重要公文由机关主要领导同志签发;涉及某一方面工作的公文由分管领导同志签发。经党委会议讨论通过的公文,由主要领导同志或主要领导同志委托的领导同志签发。
党委办公室(厅)根据党委授权印发的公文,一般由党委秘书长或办公室(厅)主任签发,根据公文内容,有的可请党委分管领导同志签发,有的可请党委主要领导同导签发。
第三十三条 联合行文,由其他联署机关的领导同志会签后,送主办机关领导同志签发。党委、政府联合行文,主要内容属党委职责范围的,由党委办公室(厅)组织会签;主要内容属政府职责范围的,由政府办公室(厅)组织会签。
第三十四条 党委工作部门代党委及党委、政府起草或要求以党委及党委、政府名义转(印)发的文稿,送党委办公室(厅)组织会签;政府部门代党委、政府起草或要求以党委、政府名义转(印)发的文稿,送政府办公室(厅)组织会签。
部门联合代党委、政府起草文稿或要求以党委、政府名义转(印)发文件时,须由各有关部门会签。会签意见不一致时,主办部门应同有关部门协商形成一致意见后再报党委办公室(厅)或政府办公室(厅),经协商仍不能达成一致意见的,应加以说明并将不同意见一并报送。
第三十五条 领导同志签发公文,应明确签署意见,并写上姓名和时间;若圈阅,则视为同意。圈阅公文应注明圈阅时间。
 
第八章 公文报送
 
第三十六条 下级机关向上级机关的行文,统一由其秘书部门编号、登记后报送上级机关办公室(厅)按程序办理。除机关领导同志要求直接报送的公文外,下级机关主送上级机关的公文,不得直接送上级机关领导同志个人。
第三十七条 各级党的机关需要向上级党的机关报送各类简报类公文,应经上级党的机关办公室(厅)同意并予备案,凡未备案报送的,上级党的机关办公室(厅)可不予受理。
第三十八条 上级机关对下级机关报送的不符合公文报送程序的公文(文稿),可由上级机关秘书部门退回下级机关重新按程序报送。
第三十九条 严格按要求的份数报送公文。各市党委、省直各部门党组(党委)等报省委的文件份数,“情况报告”35份、“请示”5份,其他件按另行要求的份数报送。未明确要求报送份数的,由行文单位根据文件内容确定报送份数。
省以下各级党的机关要求有关单位报送文件份数自行确定。
第四十条 上级党的机关要求报送的报告及其他公文,下级机关及有关单位要及时报送;紧急、重要情况要随时报送。有关请求领导同志出席会议、活动等有时限要求事项的“请示”,至少应提前一周时间送达受理请示事项的党的机关办公室(厅)。
 
第九章 公文发文办理
 
第四十一条 公文发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。
(一)核发 秘书部门在公文正式印发前,对公文的审批手续、文种、密级、格式等进行复核。
(二)登记 记录发文字号、签发人、印发范围和公文印制份数等。发文登记须由专人办理。
(三)印制
1、公文字体、字号使用应规范统一。公文版头根据字数多少选用合适的字体。公文版头使用一个发文机关名称时,一般用72号长字,版头加括号标明文种的字用1号楷体字。公文份号用4号阿拉伯数字,密级、紧急程度、“附件”、“主题词”用3号黑体字,发文字号用4号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。主标题用2号小标宋体字、副标题用3号楷体字,“签发人”、主送机关、正文、“附”、发文机关署名、印发传达范围、“此页无正文”用3号仿宋体字,“抄送”、成文日期中的年月日用4号仿宋体字。印发、转发、批转类公文的通知部分用3号楷体字。主题词词目用3号小标宋体字。印制版记中的印发机关、抄送机关名称和印发日期中的汉字用4号仿宋体字,印发日期中的数字用4号阿拉伯数字。印制份数中的汉字用小4号仿宋体字、数字用小4号阿拉伯数字。
2、公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语、缩略语、概数等必须使用汉字外,其他数字使用阿拉伯数字。公文结构层次序数依次用汉字、汉字加圆括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加圆括号。除意见及规章类等公文序数可跨层次使用外,结构层次序数一般不跨层次使用。结构层次序数使用汉字时后面标顿号,使用阿拉伯数字时后面标下圆点,汉字及阿拉伯数字加圆括号时后面不标标点符号。公文正文内的标题单独成行时后面不标标点符号。
3、公文必须由机关内部打字(文印)室、机关印刷厂(所)或经省、市保密委员会办公室(保密局)批准定点的印刷厂保密车间印制。涉密公文在印制过程中要采取严格保密措施,尽量减少接触人员,绝密级公文要指定专人录入、校对、印刷、装订。承印单位对印刷废版、废页及不应归档的软盘等必须及时监销。
第四十二条 发送、传递公文,必须进行编号、登记,并严格履行交接手续。发送涉密公文,使用《发文通知单》登记。《发文通知单》一式两联,一联随公文发出,一联留存备查。涉密公文要在封、包、袋上标明所装公文的最高密级;有时限要求的,标明紧急程度。发送绝密级公文,使用由防透视材料制作的、周边缝有韧线的专用信封,信封的封口及中封处应加盖密封单或加密封条;使用袋子封装时,袋子的接缝处应使用双线缝纫,袋口应用铅志进行双道密封。
第四十三条 涉密公文必须通过机要交通、机要通信或指定专人送达,不得通过普通邮政或其他渠道传递;设有机要文件交换站的城市,在市内传递涉密公文,可以通过机要文件交换站进行。机密级以上公文和密码电报,须由机要人员专车递送。机要交通递送公文实行双人制。
第四十四条 涉密公文通过计算机网络、传真机传输,必须采用加密装置。电传公文不得明电、密电混用。密码电报不得明传、翻印、复制,回复密码电报必须用密传,明电、密电不得混用。因工作需要确需复印密码电报时,须经本机关、单位领导同志批准,由本机关、单位机要处(室)负责复印,并同原电报一样管理。
第四十五条 在同一城区内,公文的发送可视情况采取集中交换、直接递送、市内互寄、单位自取等办法进行。
 
第十章 公文收文办理
 
第四十六条 公文收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、阅读、传阅、承办和催办等程序。
(一)签收 接收公文履行签字手续。收到公文时应逐件清点,以签字或盖章方式签收,并注明签收日期,紧急公文应注明签收的具体时间。签收公文中发现收文份数不符或其他问题,要及时向发文机关查询,并采取相应处理措施。
(二)登记 对公文的特征和办理情况作记载。登记内容主要包括收文日期、份数、公文标题、密级、发文字号、发文机关、分发日期及办理情况等。一般应将上级发文、下级报文、报告性公文、请示性公文分开登记,并标注本机关的收文序号。
(三)拟办 秘书部门对需要办理的公文提出办理意见,并提供必要的背景材料,送领导同志批示。
(四)请办 办公室(厅)根据授权或有关规定将需要办理的公文注请机关主管领导同志批示或请有关主管部门研究办理。对需要两个及两个以上部门办理的,应指明主办部门。
(五)分发 秘书部门根据有关规定或领导同志批示将公文分送有关领导同志或部门。
(六)传阅(批) 秘书部门根据领导同志批示或授权,将公文送有关领导同志阅知或批示。办理公文传阅(批)应有专人负责,并按照传阅(批)范围和一定的程序进行。公文传阅(批)一般顺序是,传阅按领导同志排序由前向后递送,传批按领导同志排序由后向前递送。公文传阅、传批应严格履行登记和交接手续,随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。领导同志收到公文要及时阅读或批示,除特殊情况外,公文不得在领导同志之间横传。
(七)承办 主管部门对需要办理的公文进行办理。承办部门接到转办公文后要及时办理,并将办理结果向批办部门报告。
公文办理过程中,凡属承办部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应直接答复呈文机关,同时抄送批办机关销案;凡涉及其他部门业务范围的事项,承办部门应主动与有关部门协商办理;凡须报请上级机关审批的事项,承办部门应提出处理意见并代拟批复文稿,一并送请上级机关审批。
(八)催办 秘书部门对公文承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或重要公文应及时催办,对一般公文应定期催办,并随时或定期向领导同志反馈办理情况。
第四十七条 发行文件严格按照文件印发级别和有关规定执行。
(一)《中共中央文件》、《中共中央办公厅文件》,一般分省军级和县团级两个级别印发,有些属于专业性或特殊性的文件,只印发有关部门,供有关人员阅读。
1、中央“发至省军级”文件,发各市、省直各部门(含单设党组的部门管理机构,下同)、各高等院校、省属群团组织、省管企业、经中央办公厅认定发给省军级文件的中央驻鲁机构(单位)等及以上单位。
2、中央“发至县团级”文件,发各县(市、区),正县级、相当于正县级以及按照干部管理权限与其相应的正县级等及以上单位。
3、中央“发至县团级”、“省委发至县级”文件注明“可登党刊”的,登《山东通讯》,发至基层党委或党支部;注明“可自行翻印发至村党组织”的,由各市党委自行翻印发至村党组织;注明“公开发表”的,由省委办公厅印发受文单位存档。
(二)《中共山东省委文件》、《中共山东省委办公厅文件》,一般分发至市、市级、县、县级4个级别印发。有些属于专业性或特殊性的文件,只印发有关部门,供有关人员阅读。
1、省委“发至市”文件,发各市、省直各部门、各高等院校、省管企业等及以上单位。
2、省委“发至市级”文件,发各县(市、区)委,低半格厅局级及相当于低半格厅局级等及以上单位。
3、省委“发至县”文件,发各县(市、区)、低半格厅局级及相当低半格厅局级等及以上单位。
4、省委“发至县级”文件与中央“发至县团级”文件分发范围相同。
(三)中央和省委文件的发送,各市、大企业、驻济高等院校,驻济正厅级、单设党组及无主管部门的副厅级及省管企业等及以上单位,由省委办公厅直接发送;部门内设机构、驻济其他副厅级及相当副厅级单位,省委委托有关部门管理的企业等,由其主管部门代发;市属各县(市、区),驻济南以外其他市的各高等院校、中央及省属单位等,分别由各市党委办公室(厅)代发。
(四)发文份数一般每年调整一次。收文单位需要调整发文份数的,一般于年底前向发文单位书面申请,经发文单位同意,于次年初作出调整。
(五)省以下党的机关形式的文件,其印发级别和分发范围自行确定。
第四十八条 阅读文件严格按照文件印发级别和有关规定执行。
(一)中央“发至省军级”文件,主要供住鲁中央委员、中央候补委员、中纪委委员,省委常委,省人大常委会党员正副主任、省政府党员正副省长(特邀顾问)、省政协党员正副主席、省纪委正副书记、住鲁党员全国人大常委会委员和全国政协常委会委员,经中央或中央组织部批准,按省长、副省长级待遇及其他相当职务的党员干部,各市、四大企业党委正副书记,省委各部委(办、局)正副部长(主任、局长),省政府各部门、省属各群团组织、高等院校、省管企业党组(党委)正副书记等阅读。
(二)中央“发至县团级”文件,供县(市、区)委常委,县(市、区)人大常委会党员正副主任、政府党员正副县(市、区)长、政协党员正副主席、纪委正副书记和其他相当县处级及以上职务的党员干部等阅读。根据文件内容和工作需要,经县(市、区)以上党委同意,可向现任副科级及以上职务的党员干部传达。
(三)省委“发至市”文件,主要供市委常委,市人大常委会党员正副主任、政府党员正副市长、政协党员正副主席,市纪委正副书记及以上党员干部等阅读。
(四)省委“发至市级”文件,供市党委、人大、政府、政协、纪委等领导班子党员干部,省委各部委、省政府各部门党组(党委)成员,其他相当及以上级别的党员干部,县(市、区)委正副书记等阅读。
(五)省委“发至县”文件,主要供县(市、区)委常委,县(市、区)人大常委会党员正副主任、政府党员正副县(市、区)长、政协党员正副主席,县(市、区)纪委正副书记及以上党员干部等阅读。
(六)省委“发至县级”文件与中央“发至县团级”文件阅读范围相同。
(七)中央“发至县团级”、省委“发至县级”注明可登党刊的文件,登《山东通讯》,发至基层党委或党支部,供党刊发放范围的党员干部等阅读。
(八)发至基层党委的中央、省委文件,供基层党委委员和相当这一级及以上级别的党员干部等阅读。
(九)公开播报的中央、省委文件,由各级各单位组织党员干部群众传达学习。
(十)属于专业性或特殊性文件,按文件标明的范围阅读或传达。
(十一)中央、省委各印发级别的文件扩大阅读或传达范围的,按扩大后的阅读、传达范围执行。
(十二)未担任相应领导职务或享受相应职务级别待遇的省委委员、省委候补委员、省纪委委员、党内的省人大常委会委员和省政协常委会委员,可阅读中央县团级和省委印发的各级别文件。
(十三)离退休干部按原职务级别阅读相应印发级别的文件;离退休后提高级别待遇的,按提高后的级别阅读相应级别的文件。
(十四)不实行或不再套用行政级别管理的各类企事业等单位人员,按照党委干部管理权限相对应的行政级别阅读相应级别的文件。
(十五)除少数纯属党内问题的文件外,非党人士原则上与担任同级职务的党员干部阅读相同级别的文件。
(十六)各民主党派人员阅文执行中办发〔1980〕43号、〔1983〕4号及鲁办发〔1984〕24号文件规定。中央省军级文件可向省一级民主党派组织主委、副主委、秘书长传达,上述人员可阅读中央县团级和省委印发的各级别文件。省及省以下各级民主党派组织的县级及相当县级的人员可阅读中央县团级和省委县级文件。凡是规定向党外群众传达的党内文件,应向各级民主党派机关的工作人员传达。向各级民主党派传达文件,由同级党委统战部负责。
(十七)未担任现职的人员阅读相应级别的文件,按组织关系由所在地党委或所在单位党组(党委)负责,可采取传阅、到阅文室阅读、组织传达等办法解决。
(十八)省以下党的机关形成的文件,其阅读、传达范围参照本规定自行确定。
 
第十一章 公文管理
 
第四十九条 党的机关公文应发给组织,由秘书部门统一管理,一般不发给个人。
第五十条 秘书部门应切实做好公文管理工作。管理公文必须由专人负责,并建立管理制度,严格按有关规定管理。绝密、省军级公文及密码电报采取更为严密的保管措施。要处理好管理与利用、管理与保密的关系,既发挥公文的效用,又有利于公文保密。
第五十一条 党的机关涉密公文的印发、传达范围应按照发文机关的要求执行,下级机关、不相隶属关系机关如需变更,须报经发文机关批准。
第五十二条 公开发布党的机关公文,须经发文机关批准。经批准公开发布的公文以及电子公文等,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。涉密公文公开发布后即行解密。
第五十三条 复制上级党的机关的涉密公文,须经发文机关批准或授权。翻印件应注明翻印机关名称、翻印日期和份数;复印件应加盖复印机关戳记。复制的公文应予编号、登记并与正式印发的公文同样管理。
汇编上级党的机关的涉密公文,须经发文机关批准或授权。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注密级和管理。
第五十四条 普发性公文应按照公文的印发传达范围组织有关人员阅读、传达。公文阅读一般采取传阅、设立阅文室阅读、组织传达等形式进行。借阅公文要严格履行批准、登记、签字手续,当面点交清楚,退回时要详细检查。
会议形成的公文一般在会议结束时即行收回。经会议主持机关准许,与会人中带回本机关的公文,应及时交本机关公文管理人员登记、管理、归档。
第五十五条 秘书部门应按照规定对所保管的公文定期进行清理、清退和销毁,并向主管机关报告公文管理情况。
第五十六条 涉密公文半年一检查,一年一清退。省委办公厅于每年下半年对上年度印发的中央和省委文件管理、清退情况进行检查,并于年底对机密级以上文件清退情况予以通报。文件清退办法:省委办公厅于每年第一季度制发上年度中央、省委文件清退单,应清退的文件,驻济各发文单位直接退省委办公厅;各市、四大企业及驻地各发文单位,由各市、四大企业党委办公室(厅)负责清退,省委办公厅派员进行检查。
第五十七条 销毁涉密公文,必须严格履行登记手续,经主管领导批准后,由2人以上监销。未经清退核实的公文,有关单位和个人一律不得擅自销毁。
第五十八条 机关合并时,全部公文应随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文按照有关规定移交档案部门管理,其他公文按照有关规定登记销毁;临时设置的机构,当任务终了时,其公文集中移交同级党的机关办公室(厅)或有关部门管理。
工作人员调离工作岗位或退休时,本人所保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十九条 公文管理中出现涉密公文失控等问题,要立即报告本机关领导,并积极采取补救措施。绝密、中央省军级公文及密码电报出现失控或丢失、泄密,除及时报告本机关领导同志并采取补救措施外,要及时报告上级发文单位和同级保密部门。
 
第十二章 公文整理归档
 
第六十条 公文办理完毕后,秘书部门应按照《中华人民共和国档案法》及其他有关规定,及时将公文的定稿、正本、有关材料及软盘收集齐全,进行整理归档。
公文整理归档工作接受同级档案部门指导、协调和监督。
第六十一条 党的机关形成的公文,由直接处理公文的部门负责整理,并按归档制度于次年第一季度归档于本机关档案室。两个及两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关整理归档,相关机关保存复制件。
第六十二条 机关领导同志兼任其他机关职务的,在履行所兼任职务过程中形成的公文,由其兼职的机关整理归档。机关以及临时设置机构撤销时,其工作中形成的公文的整理归档按本规定第五十八条要求办理。
个人不得保存应归档的公文。
第六十三条 上级机关印发的公文,根据工作需要,下级机关及其部门、单位可留存1—2份备查。
 
第十三章 公文保密
 
第六十四条 处理公文必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规,确保党和国家秘密安全。
凡泄露或出卖党和国家秘密公文、资料的,以及丢失涉密公文或造成公文通过计算机泄密的,应按照有关规定,追究有关责任人的责任。
第六十五条 党内涉密公文的密级按其内容及如泄露可能对党和国家利益造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密,泄露会使国家安全和利益遭受特别严重损害。“机密”是重要的国家秘密,泄露会使国家安全和利益遭受严重损害;“秘密”是一般的国家秘密,泄露会使国家安全和利益遭受损害。不公开发表又未标注密级的公文,按内部公文保密要求办理。
第六十六条 发文机关在拟制公文时,应根据公文内容和工作需要,严格划分密与非密的界限。对于需要保密的公文,要准确标注密级,严格限制涉密人员;难于划分密与非密界限无法确定公文密级的,应申请上级或同级保密部门研究确定。公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。
第六十七条 使用计算机打印涉密公文,必须采取保密防范措施。载有涉密公文的计算机软盘、硬盘和光盘等,应与纸质公文一样按保密要求严格管理。
 
第十四章 附  则
 
第六十八条 本规定适用于中国共产党山东省各级机关及部门、单位党组织。过去我省有关党的机关公文处理工作的规定,凡与本规定相抵触的,以本规定为准。
第六十九条 本规定由中共山东省委办公厅负责解释。
第七十条 本规定自2003年1月1日起施行。
 
附:常用公文格式式样
 
附件:
 
中共×××委文件
 
×××〔200×〕××号
 
 
中国共产党×××第×届委员会
第×次全体会议关于××××××的决议
(200×年×月×日通过)
 
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××。
 
(此件发至××××)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
主题词:×××× ××× ×××
中共×××委办公厅                    200×年×月×日印发
(共印××××份) 
 
№0000000
秘 密
 
中共×××委文件
 
×××〔200×〕××号
 
 
中共×××委关于
×××××××××的决定
(200×年×月×日)
 
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××。
 
(此件发至××××)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
主题词:×××× ××× ×××
中共×××委办公厅             200×年×月×日印发
中共×××委办公室             200×年×月×日翻印
(共印××××份) 
 
 
决定
中国共产党×××委员会(  )
 
×××〔200×〕××号
 
 
中共×××委关于××
××××××××××的决定
(200×年×月×日)
 
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
主题词:×××× ××× ×××
中共×××委办公厅                         200×年×月×日印发
(共印××××份) 
 
 
中共×××委文件
 
×××〔200×〕××号
 
 
中共×××委 ×××人民政府
关于××××××××××××的意见
(200×年×月×日)
 
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 
(此件发至××××)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
主题词:×××× ××× ×××
中共×××委办公厅                         200×年×月×日印发
(共印××××份) 
 
 
中共×××委文件
 
×××〔200×〕××号
 
 
中共×××委关于印发
《×××关于×××意见》的通知
 
×××××××××××:
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 
中共×××委  
200×年×月×日
 
(此件发至××××)
 
 
 
××××关于××××的意见
 
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 
 
 
 
 
 
主题词:×××× ××× ×××
中共×××委办公厅                         200×年×月×日印发
(共印××××份) 
 
 
通知
中共×××委办公室(  )
 
×××〔200×〕××号
 
 
中共×××委办公室
关于××××××××××的通知
 
×××××××××××××××××××××××××××××:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××。
 
(此页无正文)
 
 
中共×××委办公室  
200×年×月×日
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
主题词:×××× ××× ×××
中共×××委办公室                         200×年×月×日印发
(共印××××份) 
 
 
中共×××委办公室文件
 
×××〔200×〕××号
 
 
中共×××委办公室关于
××××××××××××的通报
 
××××××××××××:
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××。
 
 
中共×××委办公室  
200×年×月×日
 
 
 
 
 
 
 
 
 
主题词:×××× ××× ×××
中共×××委办公室               200×年×月×日印发
(共印××××份) 
 
 
报告
中国共产党×××委员会(  )
 
×××〔200×〕××号                       签发人:×××
 
 
中共×××委关于
××××××××××的报告
 
××××:
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 
 
中共×××委  
200×年×月×日
题词:×××× ××× ×××
抄送:×××、×××,×××。
中共×××委办公厅                         200×年×月×日印发
(共印××份) 
 
 
请示
中国共产党×××委员会(  )
 
×××〔200×〕××号                       签发人:×××
 
 
中共×××委关于
××××××××的请示
 
××××:
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××。
 
 
中共×××委  
200×年×月×日
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
主题词:×××× ××× ×××
中共××委办公厅                         200×年×月×日印发
(共印××份) 
 
 
批复
中国共产党×××委员会(  )
 
×××〔200×〕××号
 
 
中共×××委关于
×××××××××的批复
 
××××××:
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 
 
中共×××委  
200×年×月×日
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
主题词:×××× ××× ×××
中共××委办公厅                         200×年×月×日印发
(共印××份) 
 
 
中共×××委文件
 
×××〔200×〕××号
 
中共×××委
关于×××××××的规定
(200×年×月×日)
 
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 
(此件发至××××)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
主题词:×××× ××× ×××
中共×××委办公厅                       200×年×月×日印发
(共印××××份) 
 
 
中共×××委办公室
×××〔200×〕×号
 
关于×××××××的函
 
××××:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 
中共×××委办公室  
200×年×月×日
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
主题词:×××× ××× ×××
中共×××委办公室            200×年×月×日印发
      (共印××份) 
 
 
中共×××委常委会会议纪要
 
×届 第×号
 
 
×月×日,×××同志主持召开第××次×××××××××会议。
 
(一)
 
××××××××××××××××××××。
 
(二)
 
××××××××××××××××××××。
 
(三)
 
××××××××××××××××××××。
(四)
 
××××××××××××××××××××。
 
(五)
 
××××××××××××××××××××。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
出席:
 
缺席:
 
列席:
 
主题词:×× ×× ××
分送:×××、×××,×××。
中共×××委办公厅           200×年×月×日印发
(共印××份) 
中共×××委××部部务会议纪要
 
×××〔200×〕××号
 
 
×月×日,×××同志主持召开了××××××××
××××××××。
一、××××××××××××。
二、×××××××××××××××。
三、×××××××××××××××××××××
××××××。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
出席:
 
缺席:
 
列席:
 
主题词:×× ×× ××
分送:××××、×××、××××,×××。
中共×××委××部办公室               200×年×月×日印发
(共印×份)  
 
 
 
 
国家行政机关公文处理办法
第一条  为使国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,制定本办法。
第二条  行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条  公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第五条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。
第六条  各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第七条  各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条  各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
 
第二章  公 文 种 类
第九条  行政机关的公文种类主要有:
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关请示事项。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十三)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
 
第三章  公文格式
第十条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、机密“级公文还应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提“、“特急”、“加急”、“平急”。
(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。
(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。
(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,“请示“应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
(九)公文除会议纪要和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
(十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十四)文字从左至右横写、横排。在民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。
第十一条  公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条  公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
 
第四章  行 文 规 则
第十三条  行文应当确有必要,注重效用。
第十四条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十五条  政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。
部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。
第十六条  同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十七条  属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。
第十八条  属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。
第十九条  部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十条  向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。
第二十一条  “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
    第二十二条  除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
    第二十三条  受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。
 
第五章        发 文 办 理  
第二十四条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十五条  草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)  公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。
第二十六条  拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
第二十七条  公文送负责人签发前,应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是:是否需要行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十八条  以本机关的名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十九条  公文正式印制前,文秘部门应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
 
第六章  收 文 办 理
 
    第三十条  收文办理指对收到的公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
    第三十一条  收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
    第三十二条  经审核,对符合本办法规定的公文,文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文,经办公厅(室)负责人批准后,可以退呈报单位并说明理由。
    第三十三条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
    第三十四条  收到上级机关下发或交办的公文,由文秘部门提出拟办意见,送负责人批示后办理。
    第三十五条  公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关协调或裁定。
    第三十六条  审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
    第三十七条  送负责人批示或者交有关部门办理的公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
 
第七章  公 文 归 档
第三十八条  公文办完后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条  归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。
第四十条  联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十一条  本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。
第四十二条  归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十三条  拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
 
第八章        公文管理
 
    第四十四条  公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
    第四十五条  文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
    第四十六条  上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
    第四十七条  公开发布的行政机关的公文,必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
    第四十八条  公文复印件作为正式公文使用时,应该加盖复印机关的证明章。
    第四十九条  公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
    第五十条  不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准,可以销毁。
    第五十一条  销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
    第五十二条  机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定档案部门。
    工作人员调离工作时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
    第五十三条  密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。
 
第九章  附    则
 
第五十四条  行政法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。外事方面的公文,按照外交部的有关规定处理。
第五十五条  公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前,各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。
第五十六条  各级行政机关的办公厅(室)对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。
第五十七条  本办法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布,1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。
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